中東地區(qū)啟用首個(gè)RFID文件追蹤系統(tǒng)
巴林調(diào)查和土地登記局 (SLRB) 位于該國(guó)首府麥納麥,是負(fù)責(zé)管理土地登記和契約的政府部門(mén)。SLRB 現(xiàn)采用 RFID 追蹤存放土地記錄、契約和其它(在機(jī)構(gòu)辦公樓流通)官方文件的分類(lèi)文件夾。據(jù)該項(xiàng)目系統(tǒng)集成商 Almoayed Group 稱(chēng),這個(gè)應(yīng)用是中東政府實(shí)施的首個(gè)文件追蹤系統(tǒng)。
SLRB 在分類(lèi)文件夾上粘貼含 EPC Gen 2 RFID 芯片的粘附性標(biāo)簽。當(dāng)巴林市民向 SLRB 遞交紙面文件,申請(qǐng)?zhí)幚頃r(shí),機(jī)構(gòu)新建一個(gè)文件夾。由于該國(guó)家房地產(chǎn)在過(guò)去 10 年處于繁榮期,文件數(shù)量大大增加。
SLRB 局采用 TrackIT Solutions 的 TrackFile 文件追蹤系統(tǒng)。迪拜公司 Husain Ragib 的項(xiàng)目經(jīng)理 Husain Ragib 稱(chēng),這套系統(tǒng)可防止文件丟失,通過(guò)提供工人和管理人員關(guān)于 25,000 份流動(dòng)文件的物理位置和處理狀態(tài)的實(shí)時(shí)信息,提高文件處理效率。
TrackIT Solutions 的 TrackFile 文件追蹤系統(tǒng)
當(dāng)文件流經(jīng)各個(gè)處理步驟時(shí),RFID 收集的數(shù)據(jù)可用于追蹤文件處理進(jìn)展,如文件進(jìn)入處理流程或管理人員批準(zhǔn)某份契約。如果管理人員在系統(tǒng)里查找某份文件時(shí),Ragib 解釋稱(chēng),文件的處理記錄可按時(shí)間順序顯示。
契約各階段審批的處理時(shí)間可以與系統(tǒng)存儲(chǔ)的平均處理時(shí)間相對(duì)比,這樣,如果發(fā)現(xiàn)某份文件在某個(gè)流程的滯留時(shí)間超過(guò)預(yù)期,工作人員可進(jìn)行干涉。每份文件的平均處理步驟為 5-6 步,Ragib 稱(chēng)。如果文件處理過(guò)程中錯(cuò)過(guò)一個(gè)步驟,管理人員也會(huì)收到警報(bào)?!跋到y(tǒng)安裝之前” 他稱(chēng),“管理人員無(wú)法了解到哪個(gè)處理步驟花費(fèi)過(guò)多時(shí)間”。
在安裝這套系統(tǒng)之前,Ragib 和 TrackIT 于 2009 年 2 月開(kāi)展一個(gè)可行性測(cè)試,并于去年 7 月實(shí)施這套系統(tǒng)。系統(tǒng)基于微軟 BizTalk Enterprise Suite,采用了 28 臺(tái)摩托羅拉 XR480 固定 RFID 閱讀器。閱讀器覆蓋 7 層建筑物的主要區(qū)域,安裝在大樓的進(jìn)出口,包括停車(chē)場(chǎng)入口。閱讀器安裝在 34 間辦公室進(jìn)出口或近通路及底座上。
另外,SLRB 還采用 20 臺(tái)桌面閱讀器,但 Ragib 拒絕透露項(xiàng)目采用閱讀器和標(biāo)簽的型號(hào)。處理員工將文件帶到辦公桌時(shí),立即讀取 RFID 標(biāo)簽。這套系統(tǒng)接著升級(jí)特定文件的位置。當(dāng)文件移到另一桌時(shí),工人再次采用桌面閱讀器讀取標(biāo)簽。文件粘附性標(biāo)簽含 RFID 嵌體,正面打印有 SLRB LOGO,粘貼在文件夾正下方。
據(jù) Ragib 稱(chēng),這套系統(tǒng)的主要收益是工作流管理的提高。SLRB 曾考慮過(guò)采用條碼掃描系統(tǒng),最終選擇 RFID 是希望消除人工參與,從而避免失誤。員工幾乎不需要培訓(xùn)就可以采用這套新系統(tǒng),管理人員則要求接受 TrackIT 工作流管理軟件的培訓(xùn)。
SLRB 計(jì)劃將這套系統(tǒng)與國(guó)家身份證系統(tǒng)相對(duì)應(yīng),智能身份卡存儲(chǔ)個(gè)人數(shù)據(jù),如姓名和生日日期。一旦與文件追蹤相聯(lián)系,個(gè)人信息 將自動(dòng)傳送到文件追蹤系統(tǒng),消除了數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中可能產(chǎn)生的錯(cuò)誤。
除此外,SLRB 局還計(jì)劃對(duì)辦公室存儲(chǔ)的 200,000 文件進(jìn)行貼標(biāo),項(xiàng)目的時(shí)間框架還沒(méi)有設(shè)置好,Ragib稱(chēng)。
SLRB 局不是唯一采用 RFID 追蹤文件的機(jī)構(gòu)。沙迦美國(guó)大學(xué)和其它十幾所大學(xué)在畢業(yè)證書(shū)里采用標(biāo)簽,確保文件的有效性,及加快注冊(cè)流程。