勤哲Excel服務(wù)器在流程優(yōu)化方面的應(yīng)用

北京 2011-02-21(中國(guó)商業(yè)電訊)－－流程管理的核心就是流程，流程是任何企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)所有的業(yè)務(wù)都是需要流程來驅(qū)動(dòng)，就像人體的血脈流程把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個(gè)人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應(yīng)的結(jié)果以后再返回到相關(guān)的人（或部門）。對(duì)流程管理的優(yōu)化是企業(yè)暢通信息和提升效率的關(guān)鍵，而勤哲Excel服務(wù)器就是具備這樣功能的一款軟件，那么它是怎樣對(duì)企業(yè)的流程管理進(jìn)行優(yōu)化的呢？我們以國(guó)內(nèi)一家致力于家建材及家居解決方案的企業(yè)為例進(jìn)行闡述。

上海軒銘實(shí)業(yè)有限公司是一家綜合的建材及家居解決方案提供商。公司目前的業(yè)務(wù)范圍涵蓋了：建材及家居產(chǎn)品的生產(chǎn)、品牌運(yùn)作、產(chǎn)品分銷、進(jìn)出口業(yè)務(wù)和咨詢服務(wù)幾大板塊。如果說優(yōu)化流程管理是企業(yè)提升效率的關(guān)鍵，那么軒銘實(shí)業(yè)在信息化過程中希望解決的主要有以下三類問題：1）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理 （產(chǎn)品，供應(yīng)商，客戶數(shù)據(jù)庫(kù)，訂單處理，報(bào)表等） 2）內(nèi)容化數(shù)據(jù)的管理 （企業(yè)Wiki, 協(xié)作平臺(tái)，共享系統(tǒng)等） 3）企業(yè)流程的管理 （工作流，內(nèi)部審批流程等）。

再和傳統(tǒng)的定制開發(fā)類軟件公司比較后，軒銘實(shí)業(yè)最終選擇勤哲Excel服務(wù)器作為公司結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的解決方案基于以下原因：

1、 目前行業(yè)內(nèi)普遍采用的純B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)軟件導(dǎo)入期太長(zhǎng)，大多數(shù)軟件編程人員沒有足夠的行業(yè)背景，造成需求溝通過程困難而漫長(zhǎng)。而勤哲Excel服務(wù)器將需求定義的工作交由最具有行業(yè)見解和管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)內(nèi)部管理人員獨(dú)立完成，有效解決了需求定義的問題。 在勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)下，企業(yè)根據(jù)自身需要定義自己的需求，通過勤哲Excel服務(wù)器這個(gè)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)需求，整個(gè)過程不需要太專業(yè)的編程和數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，使企業(yè)可以專注于自身資源的優(yōu)化配置與運(yùn)作流程的持續(xù)改進(jìn)。

2、 企業(yè)的流程是持續(xù)改進(jìn)與變化的。其他數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品要求企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)前必須將流程標(biāo)準(zhǔn)化，這個(gè)過程本身并不太復(fù)雜。但復(fù)雜的問題是，大多數(shù)此類產(chǎn)品并沒有為流程的改進(jìn)與變化提供足夠的靈活性和接口，也沒有賦予企業(yè)管理人員直接參與軟件流程改進(jìn)的能力，造成的直接后果是： A. 系統(tǒng)導(dǎo)入后，企業(yè)在界面，字段或者流程上的細(xì)微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，一方面造成企業(yè)效率低下，嚴(yán)重依賴軟件開發(fā)企業(yè)，另一方面造成企業(yè)流程僵化，無法持續(xù)改進(jìn)以適應(yīng)需求變化。B. 企業(yè)流程的改進(jìn)與變化是每時(shí)每刻都在發(fā)生的，如果每次細(xì)微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，意味著軟件的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)成本將非常昂貴。

而勤哲Excel服務(wù)器正好地解決了上述的這些問題，它的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在

1、 軟件的操作界面基于EXCEL表格，界面可以由企業(yè)根據(jù)需要自己靈活設(shè)計(jì) ；
2、 字段調(diào)整和工作流設(shè)計(jì)由企業(yè)自己獨(dú)立完成，普通的企業(yè)IT人員和企業(yè)管理人員即可完成；
3、 報(bào)表設(shè)計(jì)和打印實(shí)現(xiàn)了足夠的靈活性和自由定制。


現(xiàn)在軒銘實(shí)業(yè)將勤哲Excel服務(wù)器主要應(yīng)用于企業(yè)的以下管理：

1、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：客戶數(shù)據(jù)庫(kù)管理，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)管理，企業(yè)內(nèi)部資源管理（人力資源，后勤服務(wù)等）, 以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)與報(bào)表管理。
2、 流程數(shù)據(jù)：項(xiàng)目管理，合同評(píng)審管理，產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程控制，倉(cāng)儲(chǔ)及物流管理，財(cái)務(wù)管理，以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)與報(bào)表管理。

軒銘實(shí)業(yè)通過應(yīng)用勤哲Excel服務(wù)器得到收益如下：

1、 相對(duì)于其他數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品至少半年到一年的導(dǎo)入期，勤哲EXCEL服務(wù)器從平臺(tái)搭建到最終主要流程導(dǎo)入系統(tǒng)應(yīng)用，只用了2個(gè)月左右的時(shí)間。
2、 由于系統(tǒng)搭建由公司內(nèi)部人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際流程量身定制，完全貼合企業(yè)現(xiàn)有流程，軟件的導(dǎo)入沒有員工阻力，并且，幾乎不需要進(jìn)行員工培訓(xùn)。
3、 .勤哲Excel服務(wù)器平臺(tái)搭建完成后，企業(yè)的任何流程調(diào)整由內(nèi)部人員完成，節(jié)省了維護(hù)和運(yùn)營(yíng)成本。
4、 勤哲EXCEL服務(wù)器極大增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理能力，提高了工作效率，并為企業(yè)進(jìn)一步信息化提供了良好的基礎(chǔ)平臺(tái)和擴(kuò)展空間。

以公司出口模塊為例，軒銘實(shí)業(yè)應(yīng)用勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)在于，通過建立完善的基礎(chǔ)產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)，將傳統(tǒng)分散的流程通過工作流進(jìn)行整合，去除不必要的中間環(huán)節(jié)，使業(yè)務(wù)，采購(gòu)，生產(chǎn)，物流工作在同一數(shù)據(jù)源上，避免了信息不對(duì)稱和中轉(zhuǎn)延遲。這樣對(duì)管理人員的管理需求和普通員工的查詢打印需求進(jìn)行細(xì)分管理。對(duì)普通的查詢和打印需求不予存儲(chǔ)，對(duì)重要的統(tǒng)計(jì)管理和存檔需求數(shù)據(jù)進(jìn)行單獨(dú)的管理和授權(quán)，既保證了企業(yè)信息的完整性安全性，又提高了數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行效率。

以下是軒銘實(shí)業(yè)出口模塊流程整合截圖