檔案管理系統(tǒng)

　　一、系統(tǒng)簡(jiǎn)介

　　該系統(tǒng)是一套基于RFID 技術(shù)的文檔或物品安全管理系統(tǒng)，可以很好的管理保密文檔，根據(jù)權(quán)限監(jiān)管檔案的借閱、帶出等工作流程，并及時(shí)查看到文檔和用戶的詳細(xì)信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化，從而提高文檔的使用效率;對(duì)保密文檔或高價(jià)值文檔書籍執(zhí)行相關(guān)使用條例提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段;為文檔真實(shí)性的鑒別提供了可靠的方法。

　　二、系統(tǒng)組成與工作流程

　　三、系統(tǒng)功能

　　系統(tǒng)權(quán)限管理單元

　　檔案柜安裝IC讀卡器和口令密碼鍵盤，當(dāng)通過授權(quán)的卡或口令輸入時(shí)，柜門自動(dòng)開啟。

　　檔案柜配有顯示屏，顯示持卡人姓名和輸入密碼的信息，當(dāng)出現(xiàn)文檔借還時(shí)顯示取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認(rèn)。

　　短信審批系統(tǒng)

　　當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)文件取閱申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)通過短信通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)可通過短信審批和監(jiān)督文檔取閱情況。

　　文檔管理單元：

　　文檔取閱

　　用戶接收到同意借閱文檔的短信時(shí)，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入辦公大樓的時(shí)候，用戶在大廳的顯示屏上會(huì)看到文檔柜的位置導(dǎo)航，用戶可以根據(jù)大屏幕提供的信息找到相應(yīng)的樓層和房間，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入房間時(shí)，相應(yīng)文檔柜上的指示燈會(huì)亮，給用戶做引導(dǎo)作用，用戶到達(dá)文檔柜時(shí)便可以刷卡取文檔。

　　文檔盤點(diǎn)

　　用戶接收到短信后可以直接去文檔柜里取文檔，取完文檔后，檔案柜對(duì)整個(gè)柜內(nèi)所有附著于文檔及文檔夾上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取，自動(dòng)盤點(diǎn)所有文檔柜里的文檔，之后把所有盤點(diǎn)的文檔顯示在頁(yè)面上。并將該信息傳送到中心系統(tǒng)并顯示出來以供用戶確認(rèn)。

　　門禁監(jiān)管

　　門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊，該模塊包括RFID讀寫器、LED指示燈、紅外探測(cè)器模塊和一個(gè)攝錄機(jī)。

　　如果此文檔是只允許在大樓內(nèi)部借閱的，則不允許帶出大樓，如果用戶無意要將文檔帶出大樓時(shí)，當(dāng)走到門口時(shí)，則自動(dòng)會(huì)報(bào)警。

　　對(duì)于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報(bào)警通知，只存儲(chǔ)通行記錄，以備歷史追朔，對(duì)于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報(bào)警或通知。

　　視頻記錄單元

　　檔案柜在開啟時(shí)，會(huì)通過門柜視頻監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)開啟人員進(jìn)行視頻抓拍。同時(shí)將視頻上傳至數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)。