福建建設(shè)RFID檔案庫(kù)房

　　應(yīng)用RFID技術(shù) 實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理現(xiàn)代化

　　2013年12月，由福州震旦計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司承建的福建省檔案館“檔案實(shí)體安全認(rèn)證智能管理系統(tǒng)”項(xiàng)目(一期)通過(guò)竣工驗(yàn)收并投入試運(yùn)行。根據(jù)權(quán)限，可實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案動(dòng)態(tài)查詢、檔案目錄數(shù)據(jù)檢索、在線申請(qǐng)調(diào)閱檔案、自動(dòng)記錄檔案出入庫(kù)信息、自動(dòng)清點(diǎn)檔案數(shù)量和歸庫(kù)檔案定位，以及非法調(diào)取檔案實(shí)時(shí)報(bào)警燈多項(xiàng)功能。項(xiàng)目(一期)共完成檔案數(shù)字化近10萬(wàn)卷，有效提升了檔案保管工作科學(xué)化水平。

　　福建省檔案館新館在檔案安全管理方面，配備了較為先進(jìn)的保安防盜報(bào)警、攝像監(jiān)控、紅外報(bào)警、門禁控制、巡更、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警和消防聯(lián)動(dòng)、庫(kù)房溫濕度控制、通信網(wǎng)絡(luò)、電視廣播系統(tǒng)、智能型密集架和小車軌道運(yùn)送系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)。但是，檔案實(shí)體安全管理的安全性、便捷性和準(zhǔn)確性還有進(jìn)一步提升的空間，特別是在館藏檔案逐漸增加的情況下，檔案實(shí)體管理安全、有序、高效的需求更為突出。針對(duì)這一現(xiàn)象，福建省檔案館開始嘗試應(yīng)用RFID技術(shù)，對(duì)館藏實(shí)體檔案進(jìn)行智能化安全管理。

　　RFID技術(shù)原理和應(yīng)用

　　RFID(Radio Frequency Identification)是無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)的簡(jiǎn)稱，俗稱電子標(biāo)簽或非接觸卡、感應(yīng)卡，是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。它是物聯(lián)網(wǎng)最為關(guān)鍵的技術(shù)與產(chǎn)品環(huán)節(jié)，是物聯(lián)網(wǎng)的物品標(biāo)識(shí)技術(shù)，也是物聯(lián)網(wǎng)“物與物”互聯(lián)的基礎(chǔ)。它是一種通信技術(shù)，可通過(guò)無(wú)線電信號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。

　　一套完整的RFID系統(tǒng)，是由閱讀器(Reader)與電子標(biāo)簽(TAG)也就是所謂的應(yīng)答器(Transponder)及應(yīng)用軟件系統(tǒng)三個(gè)部分所組成。工作原理是：RFID標(biāo)簽加入磁場(chǎng)后，如果接收到閱讀器發(fā)出的射頻信號(hào)，就能憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲(chǔ)在芯片中的產(chǎn)品信息(即Passive Tag,無(wú)源標(biāo)簽或被動(dòng)標(biāo)簽)，或者主動(dòng)發(fā)送某一頻率的信號(hào)(即Active Tag，有源標(biāo)簽或主動(dòng)標(biāo)簽)，閱讀器讀取信息并解碼后，送至應(yīng)用軟件系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，從而實(shí)現(xiàn)各種功能。目前，多應(yīng)用于各類圖書館、檔案館智能化建設(shè)。

　　為保障項(xiàng)目方案的科學(xué)性和可行性，福建省檔案局特邀請(qǐng)有關(guān)專家對(duì)福州震旦計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司的技術(shù)方案進(jìn)行論證，得出的結(jié)論是射頻電子技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理，技術(shù)成熟可行。由于檔案文件數(shù)量較多，厚度較薄，存放環(huán)境受金屬干擾較為嚴(yán)重，所以，對(duì)讀取數(shù)量和準(zhǔn)確率要求較高。與高頻電子標(biāo)簽(工作頻率在13.56MHZ，易受金屬干擾，讀取范圍在1.5米內(nèi))相比，超高頻電子標(biāo)簽(標(biāo)簽體積小，讀取范圍大，但容易受高濕度等環(huán)境影響)更適用于檔案實(shí)體管理。

　　項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程

　　1.檔案標(biāo)簽的加工安裝

　　檔案標(biāo)簽的加工安裝流程(如圖1)。

　　圖1 檔案標(biāo)簽加工安裝流程圖

　　檔案標(biāo)簽的粘貼位置：主要分為兩種情況，以“卷”為單位的，可將標(biāo)簽貼在封底內(nèi)頁(yè)靠里的位置(如圖2);以“盒”為單位的，共用一個(gè)電子標(biāo)簽，可將標(biāo)簽貼在脊背內(nèi)側(cè)(如圖3)。

　　圖2 檔案案卷內(nèi)標(biāo)簽粘貼位置

　　圖3 檔案盒內(nèi)標(biāo)簽粘貼位置

　　2. 架位標(biāo)簽的加工安裝

　　架位標(biāo)簽安裝：先將標(biāo)簽安裝到檔案架適當(dāng)位置，然后通過(guò)RFID讀寫設(shè)備對(duì)架位標(biāo)簽進(jìn)行信息(包括架標(biāo)名稱或編號(hào)、對(duì)應(yīng)的架位名稱或編號(hào))寫入操作，然后將架位標(biāo)簽與對(duì)應(yīng)的檔案關(guān)聯(lián)起來(lái)。架位標(biāo)簽使用分為層標(biāo)簽、柜標(biāo)簽、行標(biāo)簽、庫(kù)房標(biāo)簽，每種標(biāo)簽對(duì)應(yīng)不同的范圍，放置在不同位置。

　　3.設(shè)備及軟件的安裝和調(diào)試

　　設(shè)備安裝分為利用工作站、RFID標(biāo)簽桌面讀寫設(shè)備、安全門、RFID移動(dòng)工作站的安裝及調(diào)試，設(shè)備通電正常，與計(jì)算機(jī)的信息交互正常，對(duì)RFID電子標(biāo)簽的信息讀寫功能正常。局域網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定，對(duì)RFID電子標(biāo)簽的信號(hào)檢測(cè)識(shí)別功能正常。檔案實(shí)體安全認(rèn)證智能管理系統(tǒng)軟件運(yùn)行穩(wěn)定流暢，人機(jī)界面友好正確，工作流程清晰明確。

　　功能模塊簡(jiǎn)介及特點(diǎn)

　　1.主要功能模塊

　　(1)檔案查詢定位

　　目前，系統(tǒng)支持查詢的字段有：檔號(hào)、題名和文號(hào)。通過(guò)檢索，將符合條件的檔案以列表形式顯示在屏幕上，工作人員選中所需檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)定位該檔案在庫(kù)房的存儲(chǔ)位置，顯示其所在的密集架序號(hào)、列號(hào)、行號(hào)、架位號(hào)等信息，并在庫(kù)房的二維圖形上對(duì)其位置做直觀展示，引導(dǎo)工作人員快速找到目標(biāo)檔案，極大方便了管理員查找檔案文件。

　　(2)出、入庫(kù)登記

　　只需將出庫(kù)或者入庫(kù)文件在RFID桌面讀寫設(shè)備處刷一下，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別文件信息，無(wú)需手動(dòng)輸入。在設(shè)定文件出庫(kù)或者入庫(kù)的狀態(tài)下，系統(tǒng)自動(dòng)完成文件信息的登記，對(duì)誤讀或者沒(méi)有讀到的檔案做出有效提醒，并記錄操作時(shí)間，生成日志，方便日后查看。工作人員可快速登記出、入庫(kù)的文件信息，尤其是對(duì)數(shù)量比較龐大的檔案，高效率的登記方式更讓工作事半功倍。

　　(3)庫(kù)房盤點(diǎn)

　　盤點(diǎn)工作主要靠RFID移動(dòng)工作站來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)無(wú)線信號(hào)讀取架位標(biāo)簽及電子標(biāo)簽內(nèi)的信息，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)，系統(tǒng)屏幕顯示當(dāng)前架位所對(duì)應(yīng)的檔案列表，如檔號(hào)、題號(hào)、是否出庫(kù)、是否存在，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行各項(xiàng)信息的匹配。

　　如有檔案已入庫(kù)，但未做入庫(kù)登記，系統(tǒng)則發(fā)出提示，工作人員可以將其狀態(tài)恢復(fù)至入庫(kù)。盤點(diǎn)系統(tǒng)不但能夠快速盤點(diǎn)，還實(shí)現(xiàn)了錯(cuò)架檔案的整理，使得盤點(diǎn)和錯(cuò)架檔案的整理工作在一個(gè)環(huán)節(jié)得到圓滿處理。

　　(4)安全門監(jiān)控

　　檔案文件經(jīng)過(guò)安全門時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)識(shí)別無(wú)線信號(hào)自動(dòng)獲取識(shí)別號(hào)，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)信息匹配，判斷文件是否已通過(guò)授權(quán)并按正常手續(xù)進(jìn)行了出庫(kù)登記。否則，系統(tǒng)將發(fā)出聲光報(bào)警，有效地保障了檔案文件的安全，最大限度地避免了人為失誤。

　　(5)利用管理

　　對(duì)借出和歸還做流程管理，借閱申請(qǐng)人通過(guò)該系統(tǒng)發(fā)出申請(qǐng)，申請(qǐng)信息傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)審批，如同意，再由庫(kù)房管理員調(diào)卷，系統(tǒng)將記錄借閱人及文件信息。歸還時(shí)，系統(tǒng)在核對(duì)歸還人及文件信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，結(jié)束整個(gè)利用流程。這樣，可以監(jiān)控檔案利用、歸還流程，將責(zé)任細(xì)化到個(gè)人。

　　(6)庫(kù)房情況管理

　　可查看庫(kù)房架位空間目前占用率和未被使用的架位信息，方便對(duì)庫(kù)房使用作出全局規(guī)劃。

　　(7)利用統(tǒng)計(jì)

　　對(duì)檔案的借出利用情況自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，包括利用數(shù)量、類別、檔號(hào)和途徑等信息。工作人員可自行選擇時(shí)間段，1天、1個(gè)月或者1年，系統(tǒng)還可以將統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成報(bào)表并打印，極大節(jié)省了人工統(tǒng)計(jì)時(shí)間。

　　(8)檔案上架引導(dǎo)

　　系統(tǒng)提供兩種上架引導(dǎo)模式：輸入要上架檔案的檔號(hào)，系統(tǒng)顯示該文件的存儲(chǔ)位置;將文件在RFID桌面讀寫設(shè)備上做識(shí)別，系統(tǒng)自動(dòng)顯示其存儲(chǔ)位置。存儲(chǔ)位置的顯示形

　　式包括文字及二維圖形，即與“查詢定位系統(tǒng)”中的顯示模式相同?？s短了上架時(shí)間，提高了工作效率。

　　2.主要特點(diǎn)

　　定位速度快，有效解決了在海量檔案文件中快速查找某一份文件的技術(shù)難題，提升了查檔效率;盤點(diǎn)速度快，基于技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠遠(yuǎn)距離快速讀取多個(gè)目標(biāo)信號(hào)，實(shí)現(xiàn)高速盤點(diǎn);實(shí)時(shí)追蹤準(zhǔn)，對(duì)出、入庫(kù)的檔案進(jìn)行快速登記，可實(shí)時(shí)掌握檔案利用情況;控制漏讀、錯(cuò)讀功能強(qiáng)，由于RFID標(biāo)簽一次讀取率無(wú)法達(dá)到100%，系統(tǒng)從工作流程及技術(shù)角度實(shí)現(xiàn)了漏讀及錯(cuò)讀提醒與過(guò)濾，有效解決了標(biāo)簽的誤讀問(wèn)題;全方位管理，從數(shù)據(jù)收集到上架，從調(diào)閱申請(qǐng)到入庫(kù)，統(tǒng)籌兼顧各個(gè)環(huán)節(jié)，并且實(shí)現(xiàn)流程化電子管控，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、信息化管理;日志記錄，對(duì)每一個(gè)管理流程和環(huán)節(jié)都做相應(yīng)的信息記錄，生成日志，利于查詢和經(jīng)驗(yàn)總結(jié);保障安全，能夠徹底杜絕便將未經(jīng)審批或經(jīng)授權(quán)卻未登記的檔案帶出庫(kù)房，保障檔案安全。

　　試運(yùn)行情況及今后目標(biāo)

　　通過(guò)在福建省檔案館保管利用處的試運(yùn)行，項(xiàng)目系統(tǒng)各個(gè)功能模塊運(yùn)行正常;硬件設(shè)備性能穩(wěn)定，軟件界面良好;在檔案查找、出入庫(kù)登記、清點(diǎn)等方面使用方便、快捷。提高了工作效率，提升了檔案安全管理水平。館內(nèi)業(yè)務(wù)專網(wǎng)調(diào)試成功后，福建省檔案館計(jì)劃將項(xiàng)目的運(yùn)行范圍擴(kuò)大到館內(nèi)各業(yè)務(wù)處室日常工作中，進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

　　信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在不斷進(jìn)步。福建省檔案館將繼續(xù)探索實(shí)踐，以技術(shù)推進(jìn)管理，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化、智能化，促進(jìn)整個(gè)檔案管理信息化水平的提高，讓檔案管理和服務(wù)水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。