RFID物聯(lián)智慧檔案管理讓文檔煥發(fā)新活力

如今社會(huì)的快速發(fā)展，智能化已經(jīng)在我們的生活與工作中隨處可見。檔案管理也是如此，相對(duì)檔案而言，如何“管好”和“用好”是倆大核心。首先沒有“管好”就會(huì)直接影響到“用好”。RFID物聯(lián)智慧檔案管理讓文檔煥發(fā)新活力。檔案管理采用RFID技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)智能化管理，快捷，實(shí)時(shí)，精準(zhǔn)。RFID物聯(lián)智慧檔案管理讓文檔煥發(fā)新活力。

檔案文獻(xiàn)需要建設(shè)能夠適應(yīng)智能信息化時(shí)代的智能檔案館，那么想“用好”檔案文獻(xiàn)就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案館。實(shí)現(xiàn)快速，實(shí)時(shí)，精準(zhǔn)體現(xiàn)，智能檔案館 的建設(shè)就顯得非常重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將 館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達(dá)到有效挖掘、整合、利用各互動(dòng)要素 產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。

RFID物聯(lián)智慧檔案管理被采用在檔案館，在同樣的數(shù)目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質(zhì)量會(huì)大大地提高。目前，已有多家省檔案館已經(jīng)實(shí)施RFID智能檔案管理系統(tǒng)，并已經(jīng)穩(wěn)定開始使用。在未來，RFID技術(shù)將會(huì)有更多的智能化檔案館進(jìn)入實(shí)施階段。

目前，檔案館基本上是用手工方式統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，這樣很容易使得檔案丟失，數(shù)據(jù)混淆，比較先進(jìn)的檔案館都采用條形碼技術(shù)作為識(shí)別方法來實(shí)現(xiàn)這些功能。然而，條形碼雖然價(jià)格便宜、制作方便等優(yōu)點(diǎn)，但是也存在一些先天的難以克服的缺點(diǎn)，如易磨損、存儲(chǔ)空間小、必須貼在書內(nèi)等給使用帶來不便，并不完全適合檔案館。RFID 智能化管理將帶來如下的優(yōu)勢(shì)和意義：

(1)資源得以合理配置

RFID 智能化管理將檔案館的工作由以檔案手工登記查找轉(zhuǎn)化為 RFID 自動(dòng)查找檔案，讓管理人員在最短的時(shí)間里找到自己需要的資源。

(2)資源得以高效利用

RFID 智能化管理把原來由管理員承擔(dān)的繁瑣工作量輕便化，檔案館的人力支出相應(yīng)地減少，成本隨之降低。檔案館員則利用節(jié)省出來的時(shí)間和人力資源用于延長(zhǎng)檔案館的開放時(shí)間、用于更深層次的參考咨詢工作和個(gè)性化服務(wù)等，從而提高檔案館的利用率。

(3)安全性大大提高

1) RFID 標(biāo)簽帶有全球唯一標(biāo)示符，無法復(fù)制;

2) 標(biāo)簽撕毀無效，將有報(bào)警提示;

3) 帶有防盜裝置，避免非法取走檔案;

4) 實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案狀態(tài)，異常報(bào)警;

5) 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，避免人為產(chǎn)生誤差;

6) 檔案借閱到期自動(dòng)提醒;

7) 檔案保存年限到期，自動(dòng)提醒;

8) 檔案借閱、歸還進(jìn)行實(shí)名登記，操作數(shù)據(jù)永久保存。

檔案館RFID系統(tǒng)采用了多個(gè)RFID系統(tǒng)設(shè)備，并集成了相應(yīng)檔案館管理系統(tǒng)、RFID 應(yīng)用軟件系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等系統(tǒng)。搭建 RFID 應(yīng)用服務(wù)器平臺(tái)，平臺(tái)將對(duì) RFID 系統(tǒng)的各個(gè)終端設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，并對(duì)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互進(jìn)行監(jiān)控管理。應(yīng)用服務(wù)器平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了對(duì)各設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)及時(shí)狀態(tài)的查看，并實(shí)現(xiàn)了對(duì)歷史紀(jì)錄的報(bào)表和統(tǒng)計(jì)功能。

檔案館 RFID 管理系統(tǒng)的各個(gè)設(shè)備終端均需要有相對(duì)應(yīng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)得支持來實(shí)現(xiàn)比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)應(yīng)用流程。RFID 終端設(shè)備以及應(yīng)用軟件系統(tǒng)將完成檔案調(diào)撥功能(借閱歸還)，并需要實(shí)現(xiàn)智能標(biāo)簽初始化、智能安全檢測(cè)系統(tǒng)以及檔案查找、順架以及館藏盤點(diǎn)等功能。

RFID技術(shù)是智能圖書管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的核心技術(shù)，采用RFID無線射頻識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)，實(shí)時(shí)，精準(zhǔn)，智能化管理。RFID射頻識(shí)別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的核心基礎(chǔ)技術(shù)，也將是一種帶有革命性新型實(shí)用技術(shù)。在應(yīng)用領(lǐng)域上，其承載信息量大、非接觸式識(shí)別、可識(shí)讀多個(gè)物品信息、讀寫速度高的特點(diǎn)，越來越廣泛得到社會(huì)的認(rèn)可與應(yīng)用。