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基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理
作者:王大江
來源:RFID世界網(wǎng)
日期:2008-12-30 10:14:20
摘要:介紹了基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)背景。設(shè)計了RFID檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯模型和電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)格式。提出了檔案追蹤識別方案。
隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用.人們越來越認(rèn)識到新技術(shù)對提高管理和效益的重要性。20世紀(jì)90年代興起的射頻識別技術(shù)(Radio Frequency Identification,以下簡 稱RFID),是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現(xiàn)無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達到識別目的的技術(shù)。RFID技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用,是在一定開發(fā)背景的設(shè)定下,通過對系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)的確定,對基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)進行研究。
1 開發(fā)背景假設(shè)
在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化的今天,房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構(gòu)成。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程 見圖1。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內(nèi)部執(zhí)行有所不同,但從整體上看,系統(tǒng)均由上述三大功能模塊組成。
(1)以檔案袋為單位,每個檔案袋上均附有電子標(biāo)簽。
(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。
(3)檔案實體在整個生命周期中,從檔案建立起擁有的檔案袋、在經(jīng)檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前,檔案袋均不允許更換。
(4)每個檔案架都貼有1個電子標(biāo)簽,稱為檔案架標(biāo),檔案架的每層也分別貼有1個標(biāo)簽,稱其為檔案架層標(biāo)。
(5)檔案館已有基于條形碼技術(shù)的信息系統(tǒng)用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo):保證檔案館原有信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程向智能檔案管理新流程的順利變革,實現(xiàn)以信息流管理為核心,將檔案館所有業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來,完成檔案電子標(biāo)簽信息的有效共享。
2 在檔案管理系統(tǒng)中電子標(biāo)簽的選型
電子標(biāo)簽是檔案管理RFID技術(shù)應(yīng)用的硬件設(shè)計部分,但是電子標(biāo)簽的選型不僅影響到RFID技術(shù)應(yīng)用過程的復(fù)雜性,而且直接影響到RFID自動識別信息系統(tǒng)的研發(fā)過程的復(fù)雜性。電子標(biāo)簽選型時主要考慮頻率和存儲容量兩方面:中頻(如l3.56 MHz)讀寫器的抗干擾能力較強,但可識別距離比高頻(如915 MHz)讀寫器近,高頻電子標(biāo)簽可被識別距離達5 m,而且被識別速度快、數(shù)據(jù)傳輸率高?,F(xiàn)階段,為降低國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)RFID技術(shù)應(yīng)用的難度及考慮到成本的問題,應(yīng)避免在RFID檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中牽涉過多的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)驗證細(xì)節(jié),保證信息系統(tǒng)能夠以最簡單的方式準(zhǔn)確地獲取、更新標(biāo)簽數(shù)據(jù),所以應(yīng)該盡量選擇文用性強且已得到成功使用的電子標(biāo)簽及相應(yīng)讀寫器設(shè)備,I3.56 MHz的電子標(biāo)簽比較符合以上要求。電子標(biāo)簽應(yīng)采用可讀寫標(biāo)簽,目前可讀寫標(biāo)簽多采用EEPROM(電可擦除只讀存儲器)方式存儲數(shù)據(jù)。
3 系統(tǒng)設(shè)計
3.1 系統(tǒng)體系架構(gòu)設(shè)計
檔案的管理是一項信息量大、變動關(guān)系復(fù)雜、事務(wù)性很強的行政管理工作,檔案管理系統(tǒng)要求既兼顧到檔案館內(nèi)部人員義考慮到外部遠(yuǎn)程用戶。因此,采用us(客戶端/服務(wù)器)模式與B/A/S三層(瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器)模式相結(jié)合的混合模式。對于內(nèi)部用戶,采用us模式,可提高檔案數(shù)據(jù)采集的效率與操作簡便性;對于外部用戶采用B/A/S模式,以便于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。充分利用瀏覽器方式的便捷,通過網(wǎng)絡(luò)查閱有關(guān)房地產(chǎn)檔案的信息。因此,在檔案管理系統(tǒng)中采用B/A/S與C/S相結(jié)合的模式,既便于提高檔案數(shù)據(jù)采集的效牢與操作簡便性,提高了信息的安全性,又便于外部州戶隨時隨地查詢和調(diào)案,有利于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。
3.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計
數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計的過程就是建立數(shù)據(jù)模型的過程,數(shù)據(jù)模型包括層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型和面向?qū)ο竽P?。關(guān)系模型是1970年美國的IBM首次提出的,自20世紀(jì)80年代以來推出的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)幾乎都支持這種關(guān)系模型,是目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)模型 因此,這里采用關(guān)系模型。
RFID系統(tǒng)所涉及的數(shù)據(jù)可分為三大類:數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)(來自相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng))、中間庫數(shù)據(jù)、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)。其中,中間庫中建立實體電子標(biāo)簽簽收表,檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)又分為臨時信息和正式信息。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)由條形碼數(shù)據(jù)庫和RFID數(shù)據(jù)庫一同構(gòu)成,各類數(shù)據(jù)的組成和關(guān)系見圖2。
(1)相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后,業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照約定的規(guī)則和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),將業(yè)務(wù)信息(如房屋信息、權(quán)屬人信息等)寫人中間庫,同時在中間庫的條形碼簽收(交接)表、電子標(biāo)簽簽收表中留下記錄。檔案實體南業(yè)務(wù)部門送交檔案館。
(2)檔案館收到文體檔案時,進入系統(tǒng),從條形碼簽收(交接)表中獲取實體檔案對應(yīng)的電子信息,在簽收文體時同時簽收電子信息。簽收時獲取電子標(biāo)簽信息,存儲在電子標(biāo)簽簽收表中,檔案管接收到檔案實體時,中間庫的業(yè)務(wù)信息、電子標(biāo)簽的相大信息將復(fù)制到檔案館系統(tǒng)的臨時信息。這部分信息是不可對外利用的。
(3)檔案館人員對臨H寸信息進行整理校對,對合格的數(shù)據(jù)進行標(biāo)注。整理好的數(shù)據(jù)作為正式信息.即可對外利用。在RED檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。更新經(jīng)過信息校對的檔案在庫電子標(biāo)簽簽收表中的狀態(tài)為“入庫”,具有“入庫”標(biāo)志的檔案可對外利用。
按業(yè)務(wù)管理類型來分,房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以分為以下幾類:流程管理數(shù)據(jù)、檔案(實體)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、實體管理數(shù)據(jù)和系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)。其中,檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括房屋基本信息、產(chǎn)權(quán)人信息、他項權(quán)利信息、案件信息等。系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)包括各類參數(shù)設(shè)置、用戶設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等。
3.3 RFID檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)表
基于RFID的房地產(chǎn)檔案實體管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中包含了檔案追蹤表、電子標(biāo)簽記錄表、監(jiān)控點記錄表、實體電子簽收表、已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表、檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標(biāo)數(shù)據(jù)表等,以下根據(jù)業(yè)務(wù)功能的劃分對這些重要表進行描述。
(1)電子標(biāo)簽記錄表:記錄了檔案管理系統(tǒng)中所有合法電子標(biāo)簽的信息,當(dāng)有新的檔案標(biāo)簽簽收、入庫、出庫時均要對標(biāo)簽的合法性加以檢驗。而只有記錄在該表中的標(biāo)簽才視為合法的標(biāo)簽。檔案架標(biāo)、層標(biāo)也要存此表中進行檢驗,只有合法的、存本表巾記錄的標(biāo)簽才允許存系統(tǒng)中使用。標(biāo)簽lD是該表的主鍵。
(2)監(jiān)控點記錄表、檔案追蹤表:監(jiān)控點記錄表與檔案追蹤表是為實行檔案的追蹤而建立的;對于要監(jiān)控的地點各安裝讀寫設(shè)備,當(dāng)檔案實體標(biāo)簽進入讀寫器范圍同時,便在系統(tǒng)中記錄該標(biāo)簽的出現(xiàn)信息,如此初步實現(xiàn)了對檔案實體的追蹤。
(3)實體電子簽收表:實體電子標(biāo)簽檔案簽收表建立在中間庫中,當(dāng)電子標(biāo)簽檔案簽收時更新電子簽收表中的信息。檔案的簽收表中,簽收流水號是主鍵。
(4)已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表:已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表存放于正式庫中,檔案狀態(tài)為“入庫”時檔案可對外利用,檔案架標(biāo)ID與檔案架層標(biāo)ID共同構(gòu)成了檔案存放的庫房位置信息。出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表用于記錄所有電子標(biāo)簽檔案的出庫記錄。
(5)檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標(biāo)數(shù)據(jù)表:檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表記錄了檔案架自身的信息,如檔案架的層容量;檔案架層標(biāo)記錄了該層可容納檔案容量、現(xiàn)已容納的檔案數(shù)以及現(xiàn)在庫的檔案數(shù),便利了檔案盤點時的統(tǒng)計。
(6)庫房位置電子標(biāo)簽表:將庫房位置與檔案架標(biāo)、檔案架層標(biāo)關(guān)聯(lián),庫房位置lD是該表的主鍵,位置記錄狀態(tài)標(biāo)志該位置檔案是否存放已滿,此屬性為新檔案入庫位置分配提供幫助。
在現(xiàn)有條形碼系統(tǒng)中有些表是可以直接被RFID系統(tǒng)中利用的,比方說檔案信息表、房屋信息表、案件信息表、盤點表等,隨著RFID系統(tǒng)的逐步擴大化它將最終完全取代條形碼系統(tǒng),而這些與業(yè)務(wù)相關(guān)的表在將來的應(yīng)用中只需完全復(fù)制即可,現(xiàn)階段在條形碼系統(tǒng)與RFID系統(tǒng)共存的情況下只需授權(quán)給RFID系統(tǒng)讀寫這些表的權(quán)限即可。
3.4 電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)格式
在設(shè)計射頻卡數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)時要考慮:
(1)將需頻繁訪問的實體特性的數(shù)據(jù)記錄到卡本身,可以減少對數(shù)據(jù)庫的頻繁訪問,通過讀寫器直接從電子標(biāo)簽中獲取信息,使信息處理過程得到簡化。
(2)根據(jù)電子標(biāo)簽不同的功能將電子標(biāo)簽分為3種類型:一種是貼在檔案袋上的,稱其為實體標(biāo)簽(Entity Tag),可根據(jù)不同業(yè)務(wù)功能,確定不同的寫入內(nèi)容;第二種是貼在檔案架上的,稱其為架標(biāo)(Bookshelf Tag),如檔案架編號、檔案架容量(指檔案架層數(shù));第三種貼在檔案架的檔案層上,稱其為層標(biāo)(Layer Tag),如檔案架標(biāo)lD、層編號、層容量(指存放的檔案數(shù))、層現(xiàn)容量(指現(xiàn)存庫檔案的實數(shù)量)、盤點時間、盤點人。在系統(tǒng)巾對電子標(biāo)簽不同格式的處理利用XML文件來實現(xiàn)。
3.5 檔案管理系統(tǒng)的追蹤識別方案
房地產(chǎn)檔案館主要分為利用科、房產(chǎn)科、保管科3個部門,檔案的活動范圍也基本在這3個部門。在文中不考慮特殊情況,假設(shè)檔案從業(yè)務(wù)部門送來后就活動在這3個部門 在數(shù)據(jù)庫巾建立檔案活動追蹤表,用以追蹤檔案的實時位置。
在利用科、房產(chǎn)科、保管科均安裝讀寫器,一旦標(biāo)簽進人讀寫器范圍就對檔案活動追蹤表加以更新,記錄標(biāo)簽進入讀寫器范圍內(nèi)的時間及地點,通過這種設(shè)汁將可以追蹤卡當(dāng)案的活動經(jīng)歷,便于檔案管理。在任意時刻當(dāng)人們想獲取檔案時便可查詢到檔案的大體位置。
在庫房中通過建立架標(biāo)、層標(biāo)來實現(xiàn)對檔案的定位;在庫房內(nèi)每個檔案架上安裝電子標(biāo)簽,該標(biāo)簽稱為架標(biāo),記錄庫房檔案架的編號;以架標(biāo)為基礎(chǔ)。在每個檔案架的每層分別也粘貼電子標(biāo)簽,稱其為層標(biāo);通過架標(biāo)、層標(biāo)的合作管理檔案的位置信息。
庫房管理員利用手持設(shè)備依次讀取檔案的架標(biāo)、層標(biāo),然后讀取檔案實體標(biāo)簽,如若某檔案實體放錯位置,則顯示出錯信息,提示管理員將檔案放人正確的位置,這樣就解決了檔案的亂架問題。當(dāng)庫房管理員要尋找某些檔案時,也只需拿著手持讀寫設(shè)備即可快速查到檔案的具體位置。通過這種識別方法同時加快了檔案的盤點速度,使得檔案的盤點變得智能化。管理員不必再像過去那樣一本本地取出檔案實體掃描條碼進行盤點。
4 結(jié)語
無線射頻識別技術(shù)作為一種先進的自動識別技術(shù)。代表著自動識別技術(shù)前進的方向,將對現(xiàn)代工業(yè)和服務(wù)產(chǎn)生革命性的影響。RFID在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用,可以解決檔案材料在交接和使用中效率低、勞動強度大等問題。加快了檔案材料傳遞速度、減輕了工人勞動強度,全面提升了服務(wù)水平和管理水平。
1 開發(fā)背景假設(shè)
在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化的今天,房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構(gòu)成。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程 見圖1。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內(nèi)部執(zhí)行有所不同,但從整體上看,系統(tǒng)均由上述三大功能模塊組成。
圖1 房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程
(1)以檔案袋為單位,每個檔案袋上均附有電子標(biāo)簽。
(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。
(3)檔案實體在整個生命周期中,從檔案建立起擁有的檔案袋、在經(jīng)檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前,檔案袋均不允許更換。
(4)每個檔案架都貼有1個電子標(biāo)簽,稱為檔案架標(biāo),檔案架的每層也分別貼有1個標(biāo)簽,稱其為檔案架層標(biāo)。
(5)檔案館已有基于條形碼技術(shù)的信息系統(tǒng)用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo):保證檔案館原有信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程向智能檔案管理新流程的順利變革,實現(xiàn)以信息流管理為核心,將檔案館所有業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來,完成檔案電子標(biāo)簽信息的有效共享。
2 在檔案管理系統(tǒng)中電子標(biāo)簽的選型
電子標(biāo)簽是檔案管理RFID技術(shù)應(yīng)用的硬件設(shè)計部分,但是電子標(biāo)簽的選型不僅影響到RFID技術(shù)應(yīng)用過程的復(fù)雜性,而且直接影響到RFID自動識別信息系統(tǒng)的研發(fā)過程的復(fù)雜性。電子標(biāo)簽選型時主要考慮頻率和存儲容量兩方面:中頻(如l3.56 MHz)讀寫器的抗干擾能力較強,但可識別距離比高頻(如915 MHz)讀寫器近,高頻電子標(biāo)簽可被識別距離達5 m,而且被識別速度快、數(shù)據(jù)傳輸率高?,F(xiàn)階段,為降低國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)RFID技術(shù)應(yīng)用的難度及考慮到成本的問題,應(yīng)避免在RFID檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中牽涉過多的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)驗證細(xì)節(jié),保證信息系統(tǒng)能夠以最簡單的方式準(zhǔn)確地獲取、更新標(biāo)簽數(shù)據(jù),所以應(yīng)該盡量選擇文用性強且已得到成功使用的電子標(biāo)簽及相應(yīng)讀寫器設(shè)備,I3.56 MHz的電子標(biāo)簽比較符合以上要求。電子標(biāo)簽應(yīng)采用可讀寫標(biāo)簽,目前可讀寫標(biāo)簽多采用EEPROM(電可擦除只讀存儲器)方式存儲數(shù)據(jù)。
3 系統(tǒng)設(shè)計
3.1 系統(tǒng)體系架構(gòu)設(shè)計
檔案的管理是一項信息量大、變動關(guān)系復(fù)雜、事務(wù)性很強的行政管理工作,檔案管理系統(tǒng)要求既兼顧到檔案館內(nèi)部人員義考慮到外部遠(yuǎn)程用戶。因此,采用us(客戶端/服務(wù)器)模式與B/A/S三層(瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器)模式相結(jié)合的混合模式。對于內(nèi)部用戶,采用us模式,可提高檔案數(shù)據(jù)采集的效率與操作簡便性;對于外部用戶采用B/A/S模式,以便于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。充分利用瀏覽器方式的便捷,通過網(wǎng)絡(luò)查閱有關(guān)房地產(chǎn)檔案的信息。因此,在檔案管理系統(tǒng)中采用B/A/S與C/S相結(jié)合的模式,既便于提高檔案數(shù)據(jù)采集的效牢與操作簡便性,提高了信息的安全性,又便于外部州戶隨時隨地查詢和調(diào)案,有利于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。
3.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計
數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計的過程就是建立數(shù)據(jù)模型的過程,數(shù)據(jù)模型包括層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型和面向?qū)ο竽P?。關(guān)系模型是1970年美國的IBM首次提出的,自20世紀(jì)80年代以來推出的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)幾乎都支持這種關(guān)系模型,是目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)模型 因此,這里采用關(guān)系模型。
RFID系統(tǒng)所涉及的數(shù)據(jù)可分為三大類:數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)(來自相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng))、中間庫數(shù)據(jù)、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)。其中,中間庫中建立實體電子標(biāo)簽簽收表,檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)又分為臨時信息和正式信息。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)由條形碼數(shù)據(jù)庫和RFID數(shù)據(jù)庫一同構(gòu)成,各類數(shù)據(jù)的組成和關(guān)系見圖2。
(1)相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后,業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照約定的規(guī)則和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),將業(yè)務(wù)信息(如房屋信息、權(quán)屬人信息等)寫人中間庫,同時在中間庫的條形碼簽收(交接)表、電子標(biāo)簽簽收表中留下記錄。檔案實體南業(yè)務(wù)部門送交檔案館。
(2)檔案館收到文體檔案時,進入系統(tǒng),從條形碼簽收(交接)表中獲取實體檔案對應(yīng)的電子信息,在簽收文體時同時簽收電子信息。簽收時獲取電子標(biāo)簽信息,存儲在電子標(biāo)簽簽收表中,檔案管接收到檔案實體時,中間庫的業(yè)務(wù)信息、電子標(biāo)簽的相大信息將復(fù)制到檔案館系統(tǒng)的臨時信息。這部分信息是不可對外利用的。
(3)檔案館人員對臨H寸信息進行整理校對,對合格的數(shù)據(jù)進行標(biāo)注。整理好的數(shù)據(jù)作為正式信息.即可對外利用。在RED檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。更新經(jīng)過信息校對的檔案在庫電子標(biāo)簽簽收表中的狀態(tài)為“入庫”,具有“入庫”標(biāo)志的檔案可對外利用。
按業(yè)務(wù)管理類型來分,房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以分為以下幾類:流程管理數(shù)據(jù)、檔案(實體)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、實體管理數(shù)據(jù)和系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)。其中,檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括房屋基本信息、產(chǎn)權(quán)人信息、他項權(quán)利信息、案件信息等。系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)包括各類參數(shù)設(shè)置、用戶設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等。
3.3 RFID檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)表
基于RFID的房地產(chǎn)檔案實體管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中包含了檔案追蹤表、電子標(biāo)簽記錄表、監(jiān)控點記錄表、實體電子簽收表、已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表、檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標(biāo)數(shù)據(jù)表等,以下根據(jù)業(yè)務(wù)功能的劃分對這些重要表進行描述。
(1)電子標(biāo)簽記錄表:記錄了檔案管理系統(tǒng)中所有合法電子標(biāo)簽的信息,當(dāng)有新的檔案標(biāo)簽簽收、入庫、出庫時均要對標(biāo)簽的合法性加以檢驗。而只有記錄在該表中的標(biāo)簽才視為合法的標(biāo)簽。檔案架標(biāo)、層標(biāo)也要存此表中進行檢驗,只有合法的、存本表巾記錄的標(biāo)簽才允許存系統(tǒng)中使用。標(biāo)簽lD是該表的主鍵。
(2)監(jiān)控點記錄表、檔案追蹤表:監(jiān)控點記錄表與檔案追蹤表是為實行檔案的追蹤而建立的;對于要監(jiān)控的地點各安裝讀寫設(shè)備,當(dāng)檔案實體標(biāo)簽進入讀寫器范圍同時,便在系統(tǒng)中記錄該標(biāo)簽的出現(xiàn)信息,如此初步實現(xiàn)了對檔案實體的追蹤。
圖2 數(shù)據(jù)組成關(guān)系邏輯圖
(3)實體電子簽收表:實體電子標(biāo)簽檔案簽收表建立在中間庫中,當(dāng)電子標(biāo)簽檔案簽收時更新電子簽收表中的信息。檔案的簽收表中,簽收流水號是主鍵。
(4)已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表:已歸檔電子標(biāo)簽檔案數(shù)據(jù)表存放于正式庫中,檔案狀態(tài)為“入庫”時檔案可對外利用,檔案架標(biāo)ID與檔案架層標(biāo)ID共同構(gòu)成了檔案存放的庫房位置信息。出庫電子標(biāo)簽記錄數(shù)據(jù)表用于記錄所有電子標(biāo)簽檔案的出庫記錄。
(5)檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標(biāo)數(shù)據(jù)表:檔案架電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)表記錄了檔案架自身的信息,如檔案架的層容量;檔案架層標(biāo)記錄了該層可容納檔案容量、現(xiàn)已容納的檔案數(shù)以及現(xiàn)在庫的檔案數(shù),便利了檔案盤點時的統(tǒng)計。
(6)庫房位置電子標(biāo)簽表:將庫房位置與檔案架標(biāo)、檔案架層標(biāo)關(guān)聯(lián),庫房位置lD是該表的主鍵,位置記錄狀態(tài)標(biāo)志該位置檔案是否存放已滿,此屬性為新檔案入庫位置分配提供幫助。
在現(xiàn)有條形碼系統(tǒng)中有些表是可以直接被RFID系統(tǒng)中利用的,比方說檔案信息表、房屋信息表、案件信息表、盤點表等,隨著RFID系統(tǒng)的逐步擴大化它將最終完全取代條形碼系統(tǒng),而這些與業(yè)務(wù)相關(guān)的表在將來的應(yīng)用中只需完全復(fù)制即可,現(xiàn)階段在條形碼系統(tǒng)與RFID系統(tǒng)共存的情況下只需授權(quán)給RFID系統(tǒng)讀寫這些表的權(quán)限即可。
3.4 電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)格式
在設(shè)計射頻卡數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)時要考慮:
(1)將需頻繁訪問的實體特性的數(shù)據(jù)記錄到卡本身,可以減少對數(shù)據(jù)庫的頻繁訪問,通過讀寫器直接從電子標(biāo)簽中獲取信息,使信息處理過程得到簡化。
(2)根據(jù)電子標(biāo)簽不同的功能將電子標(biāo)簽分為3種類型:一種是貼在檔案袋上的,稱其為實體標(biāo)簽(Entity Tag),可根據(jù)不同業(yè)務(wù)功能,確定不同的寫入內(nèi)容;第二種是貼在檔案架上的,稱其為架標(biāo)(Bookshelf Tag),如檔案架編號、檔案架容量(指檔案架層數(shù));第三種貼在檔案架的檔案層上,稱其為層標(biāo)(Layer Tag),如檔案架標(biāo)lD、層編號、層容量(指存放的檔案數(shù))、層現(xiàn)容量(指現(xiàn)存庫檔案的實數(shù)量)、盤點時間、盤點人。在系統(tǒng)巾對電子標(biāo)簽不同格式的處理利用XML文件來實現(xiàn)。
3.5 檔案管理系統(tǒng)的追蹤識別方案
房地產(chǎn)檔案館主要分為利用科、房產(chǎn)科、保管科3個部門,檔案的活動范圍也基本在這3個部門。在文中不考慮特殊情況,假設(shè)檔案從業(yè)務(wù)部門送來后就活動在這3個部門 在數(shù)據(jù)庫巾建立檔案活動追蹤表,用以追蹤檔案的實時位置。
在利用科、房產(chǎn)科、保管科均安裝讀寫器,一旦標(biāo)簽進人讀寫器范圍就對檔案活動追蹤表加以更新,記錄標(biāo)簽進入讀寫器范圍內(nèi)的時間及地點,通過這種設(shè)汁將可以追蹤卡當(dāng)案的活動經(jīng)歷,便于檔案管理。在任意時刻當(dāng)人們想獲取檔案時便可查詢到檔案的大體位置。
在庫房中通過建立架標(biāo)、層標(biāo)來實現(xiàn)對檔案的定位;在庫房內(nèi)每個檔案架上安裝電子標(biāo)簽,該標(biāo)簽稱為架標(biāo),記錄庫房檔案架的編號;以架標(biāo)為基礎(chǔ)。在每個檔案架的每層分別也粘貼電子標(biāo)簽,稱其為層標(biāo);通過架標(biāo)、層標(biāo)的合作管理檔案的位置信息。
庫房管理員利用手持設(shè)備依次讀取檔案的架標(biāo)、層標(biāo),然后讀取檔案實體標(biāo)簽,如若某檔案實體放錯位置,則顯示出錯信息,提示管理員將檔案放人正確的位置,這樣就解決了檔案的亂架問題。當(dāng)庫房管理員要尋找某些檔案時,也只需拿著手持讀寫設(shè)備即可快速查到檔案的具體位置。通過這種識別方法同時加快了檔案的盤點速度,使得檔案的盤點變得智能化。管理員不必再像過去那樣一本本地取出檔案實體掃描條碼進行盤點。
4 結(jié)語
無線射頻識別技術(shù)作為一種先進的自動識別技術(shù)。代表著自動識別技術(shù)前進的方向,將對現(xiàn)代工業(yè)和服務(wù)產(chǎn)生革命性的影響。RFID在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用,可以解決檔案材料在交接和使用中效率低、勞動強度大等問題。加快了檔案材料傳遞速度、減輕了工人勞動強度,全面提升了服務(wù)水平和管理水平。