“一卡通”項目掀起寶鋼企業(yè)管理的革命
據(jù)悉,走進寶鋼,只要一張小小的IC卡片,出入控制、考勤、餐飲、通勤所有相關(guān)功能全部實現(xiàn)。對于寶鋼的員工來說,這意味著更簡便的工作生活方式。而對于寶鋼而言,基于IT系統(tǒng)實現(xiàn)的“一卡通”系統(tǒng)則意味著寶鋼企業(yè)管理的一場革命。
寶鋼是中國最具競爭力的鋼鐵企業(yè)之一,年產(chǎn)鋼能力達到2000萬噸,贏利水平居世界領(lǐng)先地位。2004年,寶鋼被《財富》雜志評為世界500強企業(yè)第372位,成為中國競爭性行業(yè)和制造業(yè)中首批躋身世界500強的企業(yè)之一。
面對快速變化的國內(nèi)外市場,寶鋼將“快速響應(yīng)市場變化和更有效的滿足用戶的需求”作為企業(yè)信息化的指導(dǎo)思想,并成為提升公司現(xiàn)代化管理水平的重要手段之一。目前其內(nèi)部信息化建設(shè)已經(jīng)取得積極成果,管理網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本完善,并建立起以“9672系統(tǒng)”為標志的產(chǎn)、銷、研系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)以及人力資源、OA系統(tǒng)。
“一卡通”以人為本
寶鋼公司目前擁有1.5萬名員工,其它需要進入廠區(qū)的各類人員約5萬人,總體狀況是進廠人員多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜,業(yè)務(wù)多樣并且分散,更重要的是廠區(qū)工作人員的流動性較大。在近20平方公里的廠區(qū)內(nèi),管理這樣龐大企業(yè)組織、人員及相關(guān)業(yè)務(wù),其復(fù)雜程度和難度可想而知。
然而在寶鋼原來的系統(tǒng)框架中缺少對出入控制、考勤等基礎(chǔ)管理工作實施信息化管理的IC卡系統(tǒng),員工的出入控制、考勤、餐飲、通勤主要通過手工管理,造成管理不規(guī)范和信息冗余不一致。
這種基礎(chǔ)管理系統(tǒng)的缺失,使得寶鋼迫切需要一個支持復(fù)雜業(yè)務(wù)管理和大規(guī)模應(yīng)用的“一卡通”系統(tǒng),以適應(yīng)對業(yè)務(wù)細節(jié)管理的“隨需應(yīng)變”。寶鋼對這樣一個“人多、變化多、管理復(fù)雜”的系統(tǒng)提出了“快速應(yīng)變,控制項目成本(工期和效率)”的要求。
寶鋼人力資源部負責(zé)人告訴記者,目前廣州鋼廠、邯鄲鋼廠等企業(yè)都采用智能卡技術(shù)建立了IC卡系統(tǒng),用于企業(yè)內(nèi)部的考勤、門禁等管理。但是寶鋼公司在系統(tǒng)實施前仍采用手工考勤、使用餐券就餐,與其社會地位和企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標不相稱。
為了加強企業(yè)基礎(chǔ)管理工作,提高企業(yè)信息化管理水平,寶鋼公司于2003年著手建設(shè)IC卡系統(tǒng)工程,并明確提出“一卡在手,走遍企業(yè)”的目標。
該項目在2003年10月開始立項,04年2月設(shè)備招標,04年12月基本建設(shè)完成。項目計劃明確后,在寶鋼領(lǐng)導(dǎo)的重視之下,由人力資源部牽頭組成IC卡系統(tǒng)開發(fā)項目組。
按照整體設(shè)計、分步實施的原則,優(yōu)先實施廠區(qū)出入控制功能和餐飲功能,隨后逐步事實通勤、考勤等功能,累計發(fā)卡量已接近10萬。
管理要因人而變
本次“寶鋼一卡通”項目,應(yīng)用范圍包括寶鋼公司、寶鋼集團下屬有關(guān)公司和部門,涉及寶鋼公司1.5萬名員工和其他約5萬需要入廠的人員,實現(xiàn)發(fā)卡系統(tǒng)、出入控制(包括車輛的出入控制)、考勤、餐飲和通勤的統(tǒng)一管理,并完成與人力資源管理信息系統(tǒng)、體檢系統(tǒng)之間的對接,并即將與外協(xié)管理系統(tǒng)、安全環(huán)境管理系統(tǒng)等實現(xiàn)集成。
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“寶鋼一卡通”系統(tǒng)包括:餐飲管理、車輛證管理、結(jié)算管理、卡戶管理、考勤管理、門禁管理、人員管理、商戶管理、設(shè)備管理、通勤管理、通信管理、系統(tǒng)管理、自助服務(wù)等13個子系統(tǒng)。
其中,人員管理子系統(tǒng)是寶鋼一卡通平臺中各類應(yīng)用的基礎(chǔ),支持各類人員的辦卡申請流程,并為其它應(yīng)用提供人員的基本信息。
人員管理系統(tǒng)包括:同步人事基本信息、維護組織結(jié)構(gòu)、人員信息管理等模塊??梢詫崿F(xiàn)將人力資源系統(tǒng)中人員信息的變化,同步到一卡通平臺中,并保證一卡通系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)使用相同的代碼體系。
IC卡系統(tǒng)設(shè)計時,項目組充分征求了各管理部門的要求,先從整體上確定了系統(tǒng)建設(shè)的目標,并確立了分階段推進目標,通過對分階段目標的分解,落實到每個階段推進任務(wù)。 在隨后的IC卡項目現(xiàn)場施工過程中,項目組堅持每周召開一次施工例會,小結(jié)項目的實施情況、施工進度、分析存在問題并商議解決方案,及時反饋并監(jiān)督整個問題的解決過程,為IC卡項目的順利實施提供了有力的保證。 另外,由于該系統(tǒng)和寶鋼每一名員工都息息相關(guān),因此,項目組非常注意項目進行中的信息傳遞工作。 項目組利用多種媒體(宣傳手冊、寶鋼報、網(wǎng)站等)將IC卡工程進展情況及時跟員工進行溝通,回答員工的疑問,對有關(guān)部門反饋的職工意見,進行認真地分析,并組織落實反饋意見。 據(jù)項目組負責(zé)人介紹,考勤功能在04年10月份最初上線時,一方面由于刷卡習(xí)慣的問題,另一方面在程序處理上也存在很多不完善的地方,現(xiàn)場的考勤員在處理上覺得程序很復(fù)雜。 在多次聽取意見之后,項目組積極組織改進計劃,目前已經(jīng)基本實現(xiàn)了操作的便捷化。 由于寶鋼本次建設(shè)的IC卡工程既是一項系統(tǒng)工程又是一項管理工程,公司高層領(lǐng)導(dǎo)的全力支持成為了項目成功的重要保證。 據(jù)了解,從IC卡工程可行性研究開始,寶鋼公司領(lǐng)導(dǎo)就高度重視這項工作,在公司級會議上進行了專題研究,并做出重要指示。 在IC卡工程立項后,又多次召開專題會議研究IC卡工程推進,把握IC卡工程推進的關(guān)鍵節(jié)點,解決項目推進過程中的問題。公司領(lǐng)導(dǎo)的重視,使推進過程中各相關(guān)單位之間的協(xié)調(diào)和配合更為默契。 讓系統(tǒng)隨需應(yīng)變 可以看出,“寶鋼一卡通”涉及了多種業(yè)務(wù)的細節(jié),并且要適應(yīng)管理流程末端經(jīng)常的調(diào)整和變化,這對開發(fā)平臺提出了更高的要求。 寶信軟件作為上海寶鋼集團公司控股的上市軟件企業(yè),是寶鋼“一卡通”項目的重要實施、執(zhí)行者。面對大量的軟件開發(fā)工作,寶信軟件迫切需要一個完整的軟件開發(fā)管理平臺,并能夠在這個平臺上建設(shè)構(gòu)件庫,以提高效率、降低成本,保證實施成功率,提高客戶滿意度。 項目開展前期,寶信面臨著多種系統(tǒng)選擇:一種是寶信自行開發(fā),但是存在著開發(fā)量大、開發(fā)周期長、難于適應(yīng)用戶業(yè)務(wù)變化等突出問題,顯然不是最佳選擇。 另一種是購買適合寶信業(yè)務(wù)特點的軟件平臺。但是在與國外中間件廠商的接觸中,寶信軟件發(fā)現(xiàn)當“寶鋼一卡通”的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時,他們產(chǎn)品的修改、測試通常都要在國外進行,然后再交付國內(nèi)使用。 這不但延長了項目周期、增加了成本,而且也無法實現(xiàn)寶鋼“隨需應(yīng)變”的需求。 寶信經(jīng)過多次考察和討論,并對項目規(guī)模和數(shù)據(jù)量進行反復(fù)了估算,最終選擇了面向構(gòu)件的中間件平臺。 [page] 寶信認為該平臺采用的“搭積木”式的方法,可以直接由構(gòu)件組裝成原型,并且能夠依據(jù)用戶的新需求,在可視化的過程中,靈活調(diào)整已有的產(chǎn)品結(jié)構(gòu),實現(xiàn)敏捷定制。 在有效節(jié)省系統(tǒng)開發(fā)、運行、部署和維護成本的同時,也展現(xiàn)了提升應(yīng)用開發(fā)起點、快速實現(xiàn)業(yè)務(wù)需求的優(yōu)點。這一切都非常切合寶鋼項目的需求。 由于采用了構(gòu)件化的開發(fā)模式,寶鋼一卡通復(fù)雜多變的業(yè)務(wù)管理得以實現(xiàn)。面向構(gòu)件的開發(fā)平臺采用多層體系架構(gòu),將系統(tǒng)各個層次有效分離,各個層次之間的數(shù)據(jù)交互通過開放的XML總線技術(shù)實現(xiàn),保證了層次之間的松散耦合。 寶鋼“一卡通”系統(tǒng)投入運行后,“人員管理”模塊的需求一直在調(diào)整,系統(tǒng)能夠根據(jù)這些變化重新編寫一些構(gòu)件。 然后在系統(tǒng)運行的過程中利用動態(tài)發(fā)布功能替換掉原先的邏輯構(gòu)件,在完全不影響用戶使用的情況下,完成對系統(tǒng)的更新。 寶信軟件通用軟件事業(yè)部負責(zé)人表示:“與傳統(tǒng)的‘量身定制’開發(fā)或直接購買‘套裝’軟件相比,應(yīng)用面向構(gòu)件的開發(fā)工具更能適應(yīng)不斷變化的用戶需求。 經(jīng)驗分享 寶鋼IC卡項目具有工期短、涉及面廣、涉及人員多等特點,并且類似的大型項目在國內(nèi)并沒有先例??梢哉f,無論是管理層面,還是技術(shù)層面,寶鋼均沒有成功的案例可以參考。因此在項目完工之后,項目組負責(zé)人總結(jié)出了一些寶貴的經(jīng)驗。 第一、先搭架子,后填磚。 在系統(tǒng)建設(shè)之初,項目組將過多的時間糾纏在對實現(xiàn)功能的無限制追加和完善上,總想考慮全面再做,結(jié)果不斷有需求提出,不斷變更項目范圍,不斷改變初步設(shè)計,既影響了項目費用的控制,更延誤了整個項目進度。 第二、形成規(guī)范的設(shè)計文本,制訂全面的應(yīng)急預(yù)案。 經(jīng)過多次開會協(xié)商,由設(shè)計單位形成規(guī)范的初步設(shè)計文本,這一標準文檔是經(jīng)過多方確認的,對設(shè)計功能、范圍的變更也必須有同樣的書面申請,控制住了項目邊界,也就把握住了整個項目的進度。同時,規(guī)范的設(shè)計文本也減少了很多扯皮的現(xiàn)象。 項目建設(shè)初期,寶鋼根據(jù)各功能,結(jié)合實施具體情況,形成了初步的應(yīng)急預(yù)案。然后,根據(jù)實際使用過程中發(fā)生的情況,對應(yīng)急預(yù)案進行了修訂,保證了系統(tǒng)應(yīng)對突發(fā)問題的能力,有效控制了風(fēng)險。 第三、以人為本,方便職工。 推行IC卡工程的初衷是為了讓員工一卡在手,走遍企業(yè)。從設(shè)計開始,就盡量從方便員工的角度出發(fā),在推進過程中,更堅持做好宣傳和解釋工作,明確建立了應(yīng)答聯(lián)絡(luò)體制。
鏈接 寶鋼一卡通系統(tǒng)的好處 1、IC卡系統(tǒng)建立后可以統(tǒng)一證件、方便員工。 系統(tǒng)實施前,員工手中持有工作證、要害部門出入證、就餐券(卡)、圖書借閱證、乘車月票(卡)等多種證件(券),且形式多樣,給員工帶來了諸多不便。IC卡系統(tǒng)則可以實現(xiàn)“一卡在手,走遍企業(yè)”。另外,利用IC卡就餐,可以降低使用餐券、飯票及貨幣等紙質(zhì)媒介傳播疾病的概率,切實保護員工的身體健康。 2、建設(shè)IC卡系統(tǒng)可以加強人員分類管理,提高企業(yè)的安全性。 寶鋼公司廠區(qū)內(nèi)人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜,如寶鋼公司正式員工、集團子公司員工、外協(xié)隊伍等。 通過將IC卡設(shè)計為不同的樣式(顏色),分發(fā)給不同單位的職工,可以有效區(qū)分人員的類別,便于日常的管理。 同時,利用IC卡取代工作證和車輛進廠證后,可以徹底杜絕假證進入廠區(qū)的現(xiàn)象發(fā)生。通過對進入廠區(qū)的人員、車輛的數(shù)量及出入要害部門的人員情況掌握,一旦廠區(qū)發(fā)生突發(fā)事件可以準確查詢,及時處理。 3、建設(shè)IC卡系統(tǒng)可以降低企業(yè)的管理費用。 通過實施IC卡項目,可以實現(xiàn)相關(guān)管理由定性估量管理到定性定量管理的轉(zhuǎn)變。 如餐飲管理,實施IC卡項目后,不再需要用估算的方法確定公司員工的用餐數(shù)量,系統(tǒng)可以精確統(tǒng)計出員工用餐數(shù)量。 同時,實施電腦考勤后,可以減少大量的考勤用紙,降低紙張及印刷成本。統(tǒng)一證件后,可以減少設(shè)備用量和資源的低效占用,降低成本和運營管理費用,提高資源的利用率。 4、建設(shè)IC卡系統(tǒng)可以提高工作效率。 IC卡項目能使寶鋼公司職能部門管理重心下移(集中控制,分散化處理),有利于人力資源管理角色的轉(zhuǎn)變。 同時可以減少事務(wù)性工作,使相關(guān)人員把精力集中到戰(zhàn)略性、專業(yè)化管理工作中,進一步提高效能。 5、建設(shè)IC卡系統(tǒng)可以為寶鋼公司的改革和信息化發(fā)展打下基礎(chǔ)。 實施IC卡系統(tǒng),在建立現(xiàn)有管理模式信息平臺的同時,為今后的改革和發(fā)展留有空間??梢詫嵤┎煌芾砟J降募嫒莺拖到y(tǒng)的升級改造,提升改革和信息化速度。