信息化構(gòu)建起智“會(huì)”大腦

　　隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化交流的不斷深入，各地舉辦論壇、展會(huì)、文化節(jié)等大型交流活動(dòng)越來越多，無論是規(guī)模、內(nèi)容還是形式都對(duì)會(huì)務(wù)的組織工作提出了很高要求?？總鹘y(tǒng)的人力、紙質(zhì)化組織手段已不能滿足現(xiàn)代會(huì)務(wù)管理的要求，信息化服務(wù)逐漸成為大型國(guó)際盛會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如何提升會(huì)務(wù)組織的信息化程度與效率，實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、交通管理、會(huì)務(wù)管理、安全保衛(wèi)等工作的“智能化”，成為會(huì)務(wù)組織者迫切需要解決的問題。日前，中國(guó)移動(dòng)江蘇公司無錫分公司融合多項(xiàng)通信和信息技術(shù)推出“會(huì)務(wù)通”信息化全面解決方案，并在剛剛閉幕的第二屆世界佛教論壇中實(shí)現(xiàn)成功運(yùn)用，取得了很好的效果。  

　　第二屆世界佛教論壇是一次規(guī)格高、規(guī)模大的國(guó)際盛會(huì)，共計(jì)接待來自世界各地約50個(gè)國(guó)家和地區(qū)的2000多位高僧大德、專家學(xué)者和政商名流，各媒體記者 800余人與會(huì)。像世界佛教論壇這樣大規(guī)模、高規(guī)格的活動(dòng)，無疑給會(huì)務(wù)組織管理工作帶來了很大壓力。為充分配合會(huì)議指揮部門的工作，發(fā)揮移動(dòng)信息專家的特長(zhǎng)，江蘇移動(dòng)無錫分公司通過深入研究大型會(huì)議活動(dòng)組織過程中可能存在的問題及對(duì)策，充分整合無線數(shù)據(jù)通信、RFID、GPS技術(shù)以及呼叫中心外包服務(wù)，適時(shí)推出了名為“會(huì)務(wù)通”的會(huì)務(wù)組織管理信息化全面解決方案，成功實(shí)現(xiàn)了大型會(huì)務(wù)接待中信息管理、資源配置、指揮調(diào)度、安全保衛(wèi)、人員溝通等方面的全程信息化、智能化管理。  

前期準(zhǔn)備：成功的三分之二  

　　人數(shù)眾多且組成復(fù)雜是大型會(huì)務(wù)組織工作面臨的第一道難題。用一位大會(huì)組織者的話講：“做好會(huì)務(wù)前期組織就是成功的三分之二！”由此可見會(huì)務(wù)的前期組織工作何等重要。但往往大型會(huì)務(wù)參與人數(shù)越多，產(chǎn)生的突發(fā)情況也越多，從而給會(huì)務(wù)的前期協(xié)調(diào)帶來不小的挑戰(zhàn)。例如，在第二屆佛教論壇的前期籌備中，參加會(huì)議的1200人代表名單和會(huì)議發(fā)言代表、會(huì)議議程都已確定，并已郵寄所有代表。此時(shí)，會(huì)議指揮部突然接到通知，有若干重要代表名單臨時(shí)更換，導(dǎo)致后續(xù)整個(gè)會(huì)議議程有所變化，需要再次通知全體參會(huì)代表、工作人員和志愿者。如果按照原先電話、郵件形式進(jìn)行通知，則需消耗數(shù)十人近一天的工作時(shí)間，而且還不能保證信息達(dá)到效果。  

這一問題該如何快速、有效解決？  

　　江蘇移動(dòng)無錫分公司開發(fā)的“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)首先實(shí)現(xiàn)了會(huì)務(wù)信息的集中管理和網(wǎng)絡(luò)共享，并可對(duì)住宿餐飲、交通車輛、會(huì)議場(chǎng)館、議程時(shí)間、志愿服務(wù)等相關(guān)資源進(jìn)行智能化協(xié)同調(diào)配，直接降低了前期會(huì)務(wù)組織工作的強(qiáng)度，提高了效率。在遇到上述的突發(fā)情況后，工作人員首先在第一時(shí)間更新了代表名錄、議程并導(dǎo)入平臺(tái)“短信通知系統(tǒng)”，向所有參會(huì)人員進(jìn)行批量短信提醒，同時(shí)告知與會(huì)人員還可根據(jù)授權(quán)，在會(huì)務(wù)專用網(wǎng)站上查詢共享各項(xiàng)最新信息?！皶?huì)務(wù)通”短信通知系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了指揮中心與工作人員、志愿者及與會(huì)人員的快捷溝通，準(zhǔn)確傳遞會(huì)議過程的每項(xiàng)工作安排和變動(dòng)信息，不僅只需幾分鐘就可完成，而且系統(tǒng)特有的回執(zhí)確認(rèn)功能還大大增加了信息傳遞的可靠性。此外，會(huì)議指揮部可立即通過“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)的“后臺(tái)接待管理系統(tǒng)”進(jìn)行相應(yīng)的住宿、車輛、時(shí)間、志愿服務(wù)等資源的調(diào)整，各環(huán)節(jié)人員均可及時(shí)收到系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)的短信提醒，保證各項(xiàng)流程的井井有條。  

簽到識(shí)別：免劃卡 快通行  

　　傳統(tǒng)的會(huì)議簽到采用紙質(zhì)材料，耗時(shí)耗力，特別是大型會(huì)議，采用此方法影響會(huì)場(chǎng)入口的人流速度，易引起安全隱患，而一般的會(huì)務(wù)簽到設(shè)備由于需要主動(dòng)將代表證放置在劃卡器上進(jìn)行簽到，較為麻煩且感知性差。在本屆論壇上，會(huì)議代表及工作人員只需隨身掛戴會(huì)議證件，即可被酒店、車輛、會(huì)場(chǎng)等進(jìn)出口準(zhǔn)確識(shí)別身份。所有代表只要穿過一個(gè)“感應(yīng)區(qū) ”，不用簽字、也無需主動(dòng)刷卡，即可實(shí)現(xiàn)簽到身份認(rèn)證，有效提升了會(huì)議組織的效率，提升了參會(huì)人員的良好感知。  

　　據(jù)江蘇移動(dòng)無錫分公司介紹，“ 會(huì)務(wù)通”平臺(tái)引入了RFID超高頻遠(yuǎn)距離識(shí)別技術(shù)，這種新型的信息化解決方案由于采用了GPRS/WLAN無線傳播的模式，相比一般的簽到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了兩大突破：一是免接觸，且識(shí)別距離達(dá)到了2米以上，免除了客人伸手主動(dòng)劃卡的麻煩，只需攜帶代表證穿越感應(yīng)區(qū)即可識(shí)別；二是簽到識(shí)別器擺脫了有線部署的限制，借助于移動(dòng)GPRS/WLAN無線網(wǎng)絡(luò)，無線傳輸設(shè)備可以在任何有電源的地方快速部署，實(shí)現(xiàn)了識(shí)別設(shè)備的即插即用，尤其適合有分組會(huì)議需求的會(huì)務(wù)活動(dòng)。在會(huì)后，“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)靈活的報(bào)表系統(tǒng)還可以方便地生成所需報(bào)表，供會(huì)務(wù)組織者總結(jié)查詢。在車輛上安裝的身份識(shí)別模塊還會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)乘車人員，并及時(shí)觸發(fā)短信提醒司機(jī)開車或遲到人員上車，會(huì)議指揮中心亦可在第一時(shí)間獲知代表的位置情況。  

　　此外，由于本次佛教論壇對(duì)安全性保障的需求較高，因此需要在會(huì)場(chǎng)各處架設(shè)較多的監(jiān)控設(shè)備。但鋪設(shè)有線監(jiān)控設(shè)備不僅成本高、工期長(zhǎng)，后期的回收利用也十分不便。會(huì)議指揮部在多方比較后，最終選擇了使用無線監(jiān)控設(shè)備，借助移動(dòng)GPRS/WLAN網(wǎng)絡(luò)無線傳輸，無線監(jiān)控設(shè)備實(shí)現(xiàn)了即插即用，同時(shí)方便回收利用，較好地滿足了一些突發(fā)性的安全需要。  
會(huì)中調(diào)度：集中指揮和監(jiān)控  

　　會(huì)議指揮部?jī)?nèi)，電話忙個(gè)不停，總指揮雖然親自坐鎮(zhèn)，并有眾多助手協(xié)調(diào)，但終因信息受量有限，往往覺得所需信息不全，無法在第一時(shí)間作出判斷。這一場(chǎng)景可以在許多大型會(huì)務(wù)的現(xiàn)場(chǎng)看到。  

　　如何實(shí)時(shí)了解和掌握大會(huì)各點(diǎn)的即時(shí)信息以便作出精確的指揮調(diào)度？依靠傳統(tǒng)電話通知的方式顯然已不能滿足需求。  

　　無錫移動(dòng)“會(huì)務(wù)通”實(shí)現(xiàn)了會(huì)務(wù)組織的集中指揮和監(jiān)控。會(huì)場(chǎng)簽到情況、車輛安排及乘用情況、人員位置等各類信息及酒店、會(huì)場(chǎng)、停車場(chǎng)等重要場(chǎng)所的監(jiān)控圖像均可實(shí)時(shí)投射到會(huì)務(wù)指揮中心的大屏上，會(huì)務(wù)管理人員對(duì)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外所有細(xì)節(jié)一目了然，確保了各項(xiàng)會(huì)務(wù)服務(wù)的精確實(shí)施。  

　　不僅后臺(tái)管理人員能夠?qū)崟r(shí)了解全部的信息，對(duì)于前方現(xiàn)場(chǎng)的工作人員和志愿者來說也是如此。本次佛教論壇參會(huì)人員眾多，指揮部調(diào)動(dòng)了數(shù)十輛大巴接送代表，并為每輛大巴設(shè)置了工作服務(wù)人員。雖然會(huì)議代表來自五湖四海，互不熟悉，但工作人員只要通過短信查詢，就能夠快速確認(rèn)車上人員信息。例如編輯“#蘇B00000*”發(fā)送至“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)特服號(hào)106573881261，平臺(tái)會(huì)在幾秒鐘內(nèi)即返回蘇B00000車輛的上車人員簽到信息，并把未上車的人員姓名及聯(lián)系方式發(fā)送至該工作人員的手機(jī)上，免除了工作人員因丟失賓客而四處電話“求救”的困擾。  

呼叫中心：拓展會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)涵  

　　如果參會(huì)代表、工作人員由于某些特殊原因無法通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)來使用會(huì)務(wù)通系統(tǒng)（比如國(guó)外來賓無法在國(guó)內(nèi)使用其手機(jī)），那么如何能夠保證其實(shí)時(shí)獲得所需信息？無錫移動(dòng)“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)則通過拓展呼叫中心外包服務(wù)較好地解決了這一問題。  

　　江蘇移動(dòng)無錫分公司在有效疏通會(huì)議期間高密度話務(wù)的同時(shí)，結(jié)合移動(dòng)12580公用語音平臺(tái)，搭建了呼叫服務(wù)中心，為五湖四海的賓朋提供中、日、韓、英、泰五大語種的24小時(shí)會(huì)務(wù)咨詢，以及城市天氣、人文、旅游、餐飲等特色信息查詢，進(jìn)一步拓展了會(huì)務(wù)服務(wù)工作的層次和內(nèi)涵。賓客只需撥打語音服務(wù)專線，20位專席話務(wù)員將為其提供7×24 的話音服務(wù)，解答問題包括任何計(jì)劃范圍內(nèi)的會(huì)議內(nèi)容，或?qū)⒑羧腚娫捈皶r(shí)準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)接到相關(guān)負(fù)責(zé)人手中。此外，江蘇移動(dòng)無錫分公司還利用集團(tuán)綜合V網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，將會(huì)務(wù)人員與指揮中心的固定電話組成集團(tuán)網(wǎng)，方便內(nèi)部互相通話。  

應(yīng)用展望：會(huì)務(wù)信息化大有可為  

　　目前國(guó)內(nèi)大型會(huì)務(wù)的信息化建設(shè)越來越受重視，成為衡量會(huì)展規(guī)格、檔次的重要標(biāo)準(zhǔn)。江蘇移動(dòng)無錫分公司“會(huì)務(wù)通”大型會(huì)務(wù)信息化解決方案在第二屆世界佛教論壇上的成功運(yùn)用，贏得了各方來賓的普遍好評(píng)。作為一種會(huì)務(wù)管理創(chuàng)新模式，“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)在提高會(huì)務(wù)交流效率等方面已頗有成效。未來“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)還將進(jìn)一步豐富功能應(yīng)用，在應(yīng)用于各類政府會(huì)議、產(chǎn)品推介會(huì)、大型展會(huì)、公司小型會(huì)議方面將發(fā)揮越來越大的作用，在服務(wù)大型會(huì)務(wù)活動(dòng)構(gòu)筑長(zhǎng)遠(yuǎn)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面作出新的貢獻(xiàn)。  

　　據(jù)江蘇移動(dòng)無錫分公司相關(guān)人員介紹，“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)后期將開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)及手機(jī)架構(gòu)的電子認(rèn)證平臺(tái)，在向用戶發(fā)放邀請(qǐng)函/會(huì)議通知的同時(shí)，開啟網(wǎng)絡(luò)確認(rèn)及手機(jī)確認(rèn)功能，用戶可通過對(duì)自己身份的唯一識(shí)別碼來確認(rèn)自身身份，以確認(rèn)參加會(huì)議。這樣，在會(huì)議召開前即可快速有效地搜集匯總參會(huì)人員信息，并有效驗(yàn)證其身份。由傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)組織者來匯總賓客信息的方式，將演變?yōu)閬碣e主動(dòng)上傳身份信息、系統(tǒng)自動(dòng)匯總信息，有效節(jié)約了時(shí)間并提高了效率。  

　　此外，一些頗具移動(dòng)信息化特色的應(yīng)用也將慢慢融入“會(huì)務(wù)通”平臺(tái)。例如通過含有人員身份信息的會(huì)務(wù)卡及移動(dòng)短信網(wǎng)關(guān)，可以實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員“名片互換功能”，即兩名與會(huì)者在識(shí)別終端上劃卡后，在確認(rèn)各自信息無誤后可點(diǎn)擊提交，通過移動(dòng)短信網(wǎng)關(guān)將各自聯(lián)系方式發(fā)送至對(duì)方的手機(jī)上，一方面避免了出門開會(huì)未帶名片或名片不夠的尷尬，另一方面也充分展示了信息化的便捷。