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智能密集架,破解了哪些檔案管理難題?

作者:本站收錄
來源:夔牛智慧視界
日期:2021-03-17 14:55:42
摘要:檔案對于社會的發(fā)展具有不可替代的重要作用,成為記錄歷史,承載文化,創(chuàng)造價值的重要憑證。

檔案對于社會的發(fā)展具有不可替代的重要作用,成為記錄歷史,承載文化,創(chuàng)造價值的重要憑證。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,檔案信息日益增加,檔案工作人員的工作任務(wù)也越來越繁瑣,傳統(tǒng)的檔案裝具以及檔案管理模式不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會的快速發(fā)展。檔案管理也出現(xiàn)了一系列難題。主要表現(xiàn)在以下幾方面:



難點一:空間浪費,傳統(tǒng)的檔案室采用分區(qū)存放檔案,當(dāng)檔案數(shù)量很多時需要較大的空間進(jìn)行存放,如果遇到儲位分配不合理的情況,會造成空間的剩余或不夠用,導(dǎo)致庫房空間的浪費或緊缺。

難點二:盤點復(fù)雜,檔案工作者要對各類檔案的接收、分類、編目,編制、檢索進(jìn)行管理,定期盤點時,要對照紙質(zhì)檔案一個個對比,工作量大且容易出現(xiàn)疏漏。

難點三:查找困難,傳統(tǒng)檔案材料分區(qū)分類存放,查找時要先到區(qū)找到類別,再翻閱檔案查找需要的那份檔案。當(dāng)遇到檔案數(shù)量多、使用頻繁的情況下,檔案查找工作更加困難。

難點四:環(huán)境問題,檔案資料的存放管理對環(huán)境有明確的要求,過高或過低的溫度,過濕或過干的空氣環(huán)境都會對紙張纖維素造成破壞。傳統(tǒng)檔案裝具以及檔案室沒有溫濕度檢測及提示,不能保障檔案的存放條件。

難點五:防盜性差,傳統(tǒng)檔案室主要依靠依靠機(jī)械鎖具進(jìn)行管理,如遇借閱人員較多,現(xiàn)場混亂且管理人員不足,或是檔案室鑰匙丟失時,容易造成檔案丟失。

以上幾大難點,做檔案工作的你是不是也因此而頭疼?信息技術(shù)的快速發(fā)展,也為檔案行業(yè)帶來了新的管理方式,越來越多的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來,就檔案裝具而言也從傳統(tǒng)的檔案箱柜、固定架、傳統(tǒng)密集架演變現(xiàn)在的智能密集架,下面就來說說智能密集架是如何解決以上檔案管理難點的。

智能密集架由固定列和移動列共同組成,在一定的距離內(nèi)移動架體,這樣就大大節(jié)省了檔案存放的空間,節(jié)省出來的空間可以儲存更多的檔案文件。組列架體組合,多層次結(jié)構(gòu),可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格,整個空間以立方計算,因此擁有龐大的儲存量。



智能密集架管理系統(tǒng)融合RFID無線射頻技術(shù),可輕松讀取密集架指定列中RFID標(biāo)簽的全部標(biāo)簽值,將盤點結(jié)果上傳系統(tǒng)平臺,通過分析對比,將密集架中的檔案情況以可視化的形式展示給管理人員,簡化盤點過程、提高盤點準(zhǔn)確度,大大節(jié)省人力。

智能密集架嵌入了電腦控制系統(tǒng),密集架的每一列均配備有彩色液晶觸摸屏,通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),工作人員可通過屏幕對該列密集架檔案資料存放情況進(jìn)行檢索查閱,讓檔案查找不再困難。同時也可通過客戶端的系統(tǒng)平臺檢索到檔案所在密集架情況,通過系統(tǒng)平臺上操作還可實現(xiàn)遠(yuǎn)程開啟該檔案所在密集架列,直接進(jìn)入拿去檔案,智能化的操作為工作人員節(jié)約了大量時間。



針對檔案存放環(huán)境問題,智能密集架中通過裝置溫濕度檢測模塊,對檔案存放環(huán)境的溫濕度進(jìn)行實時檢測,當(dāng)溫濕度超出閥值,會發(fā)出溫濕度調(diào)節(jié)提醒。如果有條件,還可實現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與智能密集架直接通信,實現(xiàn)檔案環(huán)境溫濕度自動調(diào)節(jié)。

檔案資料的防盜性也是檔案安全防護(hù)的一部分,同樣也是采用RFID無線射頻技術(shù),無線電訊號識別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)。智能密集架通過與RFID門禁通信,實時監(jiān)控檔案室出口,若貼有RFID標(biāo)簽的檔案盒或資料通過RFID門禁時,RFID門禁可讀取該標(biāo)簽的ID并發(fā)出警報,有效阻止檔案資料被盜。