巴黎法律事務所采用RFID技術進行文檔管理

為了管理內部流通的文檔和客戶文件，巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法律事務所（簡稱LLR）投入運行RFID文檔跟蹤系統(tǒng)。經過一年多的試驗論證，期間LLR事務所對10000份文件進行了跟蹤管理試驗，直至今日LLR事務所才決定使用RFID系統(tǒng)對事務所內部所有文檔進行管理。 

該RFID系統(tǒng)技術由劍橋科技、麻省理工、RFID供應商Tagsys以及法國RFID系統(tǒng)集成商Ident聯合提供。系統(tǒng)的目標是幫助律師查找、定位事務所庫藏中缺失的文件或書籍，從而省去花費在這些資料上的查找時間。 

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LLR事務所是一家專注于專利和知識產權的法律機構，每年需要管理30000份存檔檔案和大約5000到6000份的新增文件。平均每天所內40名律師和工作人員需要使用庫藏中80份文件。使用人工記錄方法查找工作人員是否已經歸還相應的文檔，是一件非常痛苦而且容易出錯的事情。很多情況下，資料借閱者沒有在文件中寫下資料借閱記錄，這使得庫藏清點人員很難知道究竟是誰、在何時借閱了相應資料。Tagsys 公司的銷售副總Olivier Burah 說：“通過文件的自動定位，RFID系統(tǒng)可以減少了資料的查找時間?！?nbsp;

當產生新的文檔需要存檔時，LLR事務所的工作人員需要在文檔上粘貼一枚工作頻率為13.56MHz的無源射頻標簽，所采用的標簽需要遵循ISO15693標準。工作人員使用Tagsys公司的桌面RFID讀卡器讀取文檔標簽中的ID數據，自動輸入到事務所內部的計算機系統(tǒng)中。因此，在LLR事務所的辦公管理軟件系統(tǒng)中，標簽ID數據和文檔信息相互關聯。 

接下來，將文檔置于庫藏內進行存儲。員工手持資料離開庫藏區(qū)域門口時，安裝在門口區(qū)的Tagsys讀卡器會自動讀取資料內標簽的ID以及員工胸卡內置的標簽ID標識，員工胸卡標簽也遵循ISO15693標準。通過這種管理方式，可以使事務所內部軟件系統(tǒng)自動更新哪些文件在館，哪些借出、被誰借去等信息。 

律師可以在庫藏區(qū)室內閱讀文件或者帶離庫藏區(qū)閱讀。律師可以手持資料和胸卡通過驗證區(qū)進歸還操作或者選擇室內閱讀的。如果律師手持資料經過出口，固定讀卡器會自動獲取資料和胸卡標簽數據，系統(tǒng)可以在此處允許帶離資料庫藏區(qū)，或者相應的資料需要先登記注銷再帶離時可以給出警告。 

事務所還配置了一些手持Tagsys公司的讀卡器，使用這些手持讀卡器可以完成庫藏清點。手持讀卡器的數據通過Wi-Fi無線網絡傳輸給所內數據庫。軟件系統(tǒng)自動將數據庫內原先的數據和傳輸過來的數據進行比照，列出丟失的文件和不一致的信息。 

Tagsys公司為該項目提供了軟件和硬件支持，Ident公司則用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web軟件包完成了項目的整合工作，工作平臺為Windows Mobile5.0 。Burah說，系統(tǒng)安裝后，LLR事務所進行日常庫存維護的時間由原來的一小時縮短到只需幾分鐘。 

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Burah回憶說“該系統(tǒng)實施過程中，需要學習的階段就是使律師按照軟件系統(tǒng)的要求完成相應的操作?！避浖到y(tǒng)想通過簡單的命令方式為律師提供資料借閱登記界面，“但是，一開始律師們發(fā)現自助登記操作靈活性不夠。但是后來發(fā)現這樣做的好處是可以更加方便的定位已經借閱的資料之后，他們開始樂于使用自助登記服務。” 

LLR事務所上馬的Tagsys系統(tǒng)大約要40000到100000歐元的投入，折合美元為54500到136000之間，這些支出包括硬件、軟件以及系統(tǒng)集成。