華東電力大樓智能一卡通系統(tǒng)(二)

三、 考勤管理系統(tǒng)
　　 考勤管理系統(tǒng)是在已有的門禁系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將一個(gè)或多個(gè)門禁讀卡器指定為考勤點(diǎn)，另加一套考勤管理軟件來實(shí)現(xiàn)的。
　　 考勤管理軟件基本可分為：人事管理、日常處理、報(bào)表管理、考勤機(jī)管理、系統(tǒng)維護(hù)及幫助六個(gè)功能模塊。該軟件具有處理大量數(shù)據(jù)的能力，它集員工的上下班考勤、自動收集數(shù)據(jù)、匯總、核算、查詢、打印報(bào)表于一體，消除了大量的數(shù)據(jù)冗余，減少人力、物力的消耗。
　　 在實(shí)際使用中，我們根據(jù)人力資源部的要求，對每月個(gè)人考勤報(bào)表進(jìn)行了二次開發(fā)，以滿足實(shí)際的管理需要。以下是每月統(tǒng)計(jì)個(gè)人缺時(shí)情況說明表的樣張。

　　考勤系統(tǒng)的具體方案如下：在底樓大堂門口兩側(cè)安裝兩個(gè)門禁讀卡器，作為上下班考勤之用；在6樓各主要會議室進(jìn)口處也安裝同樣的門禁讀卡器，作為會議考勤之用。
　　 考勤系統(tǒng)的設(shè)備配置：除了在原有門禁系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配置一套考勤管理軟件和一個(gè)通訊轉(zhuǎn)換器外，還需添加幾個(gè)特殊顏色的讀卡器與普通門禁讀卡器相區(qū)別。
　　　四、　食堂消費(fèi)管理系統(tǒng)
本消費(fèi)管理系統(tǒng)主要用于職工食堂的餐飲消費(fèi)管理，根據(jù)職工食堂的消費(fèi)特點(diǎn)，設(shè)計(jì)時(shí)充分體現(xiàn)了簡便快捷、界面友好以及可靠安全的特點(diǎn)。設(shè)計(jì)中，選擇了帶雙面LED顯示屏的POS機(jī)，售飯員和職工都可以清晰地看到扣款的過程，避免了可能產(chǎn)生的誤解。該P(yáng)OS機(jī)還具有脫機(jī)收費(fèi)的功能。脫機(jī)收費(fèi)是指在不使用電腦的情況下，消費(fèi)POS機(jī)仍可正常工作，在連接上電腦后，POS機(jī)數(shù)據(jù)可自動上傳至電腦，并存入數(shù)據(jù)庫。在實(shí)際使用中，當(dāng)管理電腦死機(jī)時(shí)，該功能保證了消費(fèi)的連續(xù)性和實(shí)時(shí)性，是一項(xiàng)相當(dāng)實(shí)用的功能。該系統(tǒng)在通常情況下，能保留三個(gè)備份，保證了系統(tǒng)的安全可靠。
　　 消費(fèi)管理系統(tǒng)中的銷售終端POS機(jī)安裝在食堂的各個(gè)售飯窗口，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)消費(fèi)，而管理系統(tǒng)則負(fù)責(zé)開戶、充值、掛失等日常管理。
　　 消費(fèi)系統(tǒng)的主要硬件配置：
①　 發(fā)行終端POS機(jī)1臺
②　 銷售終端POS機(jī)8臺
③　 感應(yīng)式IC卡
④　 計(jì)算機(jī)（含內(nèi)置式服務(wù)器通信網(wǎng)卡）和打印機(jī)
⑤　 UPS電源
⑥　 轉(zhuǎn)接器
　　 消費(fèi)系統(tǒng)的主要功能有：餐卡管理、帳戶管理、明細(xì)帳目、分析匯總、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)等。
　　 五、 一卡通系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況
　　 我們選用的感應(yīng)卡正面可粘帖專門印制的彩色圖案，因此我們請專業(yè)設(shè)計(jì)公司對公司一卡通的版面進(jìn)行了設(shè)計(jì)，并將每個(gè)員工的照片掃描到版面上，以便使用時(shí)可供有關(guān)人員核對身份。另外公司還統(tǒng)一配置了胸卡套和掛帶，再配上統(tǒng)一的著裝，十分整潔和規(guī)范，員工的精神面貌煥然一新，整個(gè)公司的形象得到了提升。
　　 一卡通系統(tǒng)使用半年多以來，發(fā)卡數(shù)量已接近800張，發(fā)卡范圍涉及機(jī)關(guān)的正式員工、十幾個(gè)在樓外工作的關(guān)聯(lián)公司、物業(yè)公司的保潔人員和司機(jī)等等。如果遇到員工的胸卡遺失，首先由總經(jīng)理工作部登記、開單注銷、重新發(fā)卡，然后再到各個(gè)有關(guān)部門，如食堂、物業(yè)公司等進(jìn)行具體操作，整個(gè)過程井井有條?，F(xiàn)在，每個(gè)職工進(jìn)出門、吃飯、考勤都離不開一卡通，在大樓內(nèi)，該卡簡直成了員工的內(nèi)部身份證。下面，我們就各個(gè)系統(tǒng)的具體使用情況作進(jìn)一步說明：
　　 ⒈ 門禁系統(tǒng)
　　 門禁系統(tǒng)共設(shè)有145個(gè)讀卡器，其中74個(gè)為雙門讀卡器，71個(gè)為單門讀卡器，估計(jì)日常使用人數(shù)達(dá)600到700人，人員進(jìn)出相當(dāng)頻繁。但由于我們選用的是雙門控制器，刷卡后基本在一秒內(nèi)可開門，反應(yīng)速度完全達(dá)到了設(shè)計(jì)指標(biāo)。
　　 另外，我們根據(jù)不同的時(shí)段為各類員工設(shè)置了出入權(quán)限?？偟脑O(shè)置原則如下：
　　 各類門無論上班還是下班均設(shè)為常關(guān)，必須憑刷卡才能進(jìn)入。持卡的員工上班時(shí)段可自由出入于各公共通道門，而下班后則只能出入于自己所在的樓層和房間。對于保潔人員和司機(jī)等則作了更為嚴(yán)格的限制。在權(quán)限設(shè)置時(shí)，不同的門可成組進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，例如將所有公共通道門設(shè)成一個(gè)組進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，操作較為方便，但遺憾的是，人員不能使用成組設(shè)置，因此在初始設(shè)置時(shí)，工作量很大，這不能不說是一個(gè)缺陷。所幸的是，在正常使用環(huán)境下，設(shè)置工作量并不大，操作人員完全能夠應(yīng)付。半年多的使用實(shí)踐表明，設(shè)置的權(quán)限、時(shí)段的限制與實(shí)際使用狀況完全吻合，可以說準(zhǔn)確率達(dá)到了100%。做到了在允許的時(shí)段，有權(quán)限的人可以進(jìn)入，而無權(quán)限的人則進(jìn)不了，實(shí)現(xiàn)了原定的設(shè)計(jì)目標(biāo)。
　　 電力大樓的7至11層均為大開間辦公室，只有公共通道的門。如果使用鑰匙的話，進(jìn)出很不方便，而且鑰匙容易被復(fù)制，安全上較難管理。使用門禁系統(tǒng)后，進(jìn)出只需刷卡，非常方便，而且每次進(jìn)出都有記錄，在特殊情況下還可以查詢進(jìn)出記錄以備用。在整個(gè)公司上半年回搬華東電力大樓后，工程上的小修小補(bǔ)持續(xù)了半年之多，其間進(jìn)出人員十分繁雜，但公司及時(shí)啟用了門禁系統(tǒng)，半年多來，無一起失竊事件發(fā)生，這其中門禁系統(tǒng)可立了不小的功勞。
　　 按照原來的設(shè)計(jì)，門禁控制器及其電源均放置于各樓層的弱電間中，本來準(zhǔn)備使用統(tǒng)一的UPS電源，但由于設(shè)計(jì)容量不夠，而改用雙路可相互切換的兩路交流電。一次十四樓在電源檢修時(shí)，當(dāng)A路電源斷電后，由于繼電器故障，B路電源未自動切換上，門禁系統(tǒng)斷電后在備用電池（可堅(jiān)持四小時(shí)）耗完后，所有門禁全部打開了，幸虧電力大樓安保管理很嚴(yán)，否則，后果難以想象。雖然事后我們更換了全部繼電器，確保了電源系統(tǒng)的安全，但是從實(shí)際情況來看，門禁系統(tǒng)使用UPS電源更為可靠，另外，弱電間是控制門禁電源的地方，也應(yīng)該加強(qiáng)安全控制措施。
　　 ⒉ 食堂消費(fèi)管理系統(tǒng)
　　 目前，食堂就餐人數(shù)在700人左右。在一卡通系統(tǒng)啟用前，食堂就餐使用兩張卡，黃卡作免費(fèi)工作午餐之用，而藍(lán)卡可于早晚進(jìn)行自費(fèi)消費(fèi)。這兩張卡皆為接觸式卡，使用時(shí)，需從卡套中取出插入讀卡器刷卡，使用不夠方便，而且容易磨損。使用一卡通系統(tǒng)后，原來的兩張卡合而為一，而且可以放在皮夾子中直接刷卡，即方便又不易磨損。通過使用帶雙面LED顯示屏的POS機(jī)，售飯員和職工都可以清晰地看到扣款的過程，避免了可能產(chǎn)生的誤解。另外，在電腦偶爾死機(jī)時(shí)，我們還使用了POS機(jī)的脫機(jī)收費(fèi)的功能。一般情況下，POS機(jī)可保存3000條記錄，在電腦死機(jī)的情況下可以脫機(jī)使用兩、三天。當(dāng)連接上電腦后，POS機(jī)數(shù)據(jù)可自動上傳至電腦，并存入數(shù)據(jù)庫。
　　 稍有缺陷的是，標(biāo)準(zhǔn)套餐消費(fèi)時(shí)，由于是自動扣款，如不小心多刷一次，POS機(jī)會重復(fù)扣款，當(dāng)然事后我們可以在電腦消費(fèi)系統(tǒng)中退款。我們本來準(zhǔn)備在消費(fèi)軟件中設(shè)置每張卡在一次刷卡后，于兩、三分鐘內(nèi)不能再次消費(fèi)這一功能，然而有些職工有時(shí)帶了朋友來就餐，可能幾分鐘內(nèi)要消費(fèi)數(shù)次，因此我們的設(shè)想未予實(shí)施。
　　 ⒊ 考勤管理系統(tǒng)
　　 公司目前參加考勤的人數(shù)在270人左右，考勤采用缺時(shí)統(tǒng)計(jì)方式，即每次進(jìn)出都要刷卡，然后月末統(tǒng)計(jì)出該月個(gè)人的總?cè)睍r(shí)時(shí)間。該系統(tǒng)使用數(shù)月以來，數(shù)據(jù)基本準(zhǔn)確，替代了原來手工考勤的大部分工作，實(shí)現(xiàn)了原來手工考勤無法做到的缺時(shí)考勤管理，提高了考勤管理的效率，使公司的考勤管理邁上一個(gè)新臺階。
　　 當(dāng)然，在使用過程中，也不可避免的碰到了一些問題，例如一些員工反映，明明刷過卡了，卻不見考勤記錄。針對這個(gè)情況，我們除了采用在機(jī)關(guān)的網(wǎng)頁上公布刷卡的注意事項(xiàng)以避免操作失誤外，還使用了安保系統(tǒng)的攝像機(jī)將門口刷卡處的實(shí)時(shí)圖像儲存于硬盤錄像機(jī)上，然后通過回放來確認(rèn)是否確實(shí)刷過卡了，這樣從技術(shù)上避免了可能產(chǎn)生的一些爭議。
　　 另外，由于先天缺陷所致，讀卡器不能識別員工的某次讀卡是進(jìn)還是出，我們只能采用單次刷卡為進(jìn)門，雙次刷卡為出門的原則來修改原來的軟件。但是如果員工漏刷一次卡，則最后統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)會大相徑庭，這個(gè)問題在技術(shù)上似乎難以解決，我們只能靠嚴(yán)格管理來進(jìn)行彌補(bǔ)了。
　　 六、一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)、施工和運(yùn)行管理中的經(jīng)驗(yàn)得失
　　 由于一卡通系統(tǒng)牽涉面較廣，因此在設(shè)計(jì)、施工和運(yùn)行管理中應(yīng)考慮周全，以便系統(tǒng)最終能安全可靠地運(yùn)行：
　　 1．中央控制室的運(yùn)行管理設(shè)備、各層弱電間門禁控制器以及消費(fèi)系統(tǒng)的管理設(shè)備等在設(shè)計(jì)時(shí)最好均配上UPS電源，以免由于斷電造成各系統(tǒng)失效。
　　 2．應(yīng)充分考慮門禁系統(tǒng)與消防系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)以及閉路電視系統(tǒng)的聯(lián)動，以保證系統(tǒng)的運(yùn)行安全可靠。特別是與消防系統(tǒng)的聯(lián)動控制，必須保證在消防報(bào)警信號被確認(rèn)后，及時(shí)打開相應(yīng)的門禁以便逃生。
　　 3．門禁和消費(fèi)系統(tǒng)均應(yīng)有良好的備份系統(tǒng)作保證，由于這些系統(tǒng)實(shí)時(shí)性較強(qiáng)，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮充分的冗余性和可靠性，例如在管理電腦故障的情況下，這些系統(tǒng)應(yīng)仍能繼續(xù)運(yùn)行。
　　 4．做好有關(guān)運(yùn)行人員的培訓(xùn)工作。在各系統(tǒng)調(diào)試的時(shí)候，便可邀請有關(guān)運(yùn)行人員參加，讓他們熟悉各系統(tǒng)中的軟硬件設(shè)備。在各系統(tǒng)正式開通前，應(yīng)對運(yùn)行人員作正規(guī)的培訓(xùn)，使他們能掌握基礎(chǔ)的理論知識和基本的操作技能。一卡通各系統(tǒng)宜逐個(gè)開通，這樣可以避免同時(shí)開通各個(gè)子系統(tǒng)時(shí)可能出現(xiàn)的混亂局面。
　　 5.為保證一卡通各系統(tǒng)的正常運(yùn)行，應(yīng)避免其與INTERNET相連，如與本地局域網(wǎng)斷開，則安全性更高，可防止惡性計(jì)算機(jī)病毒的攻擊造成系統(tǒng)癱瘓。
　　 6．一卡通系統(tǒng)的管理通常牽涉到物業(yè)、食堂、人力資源等各個(gè)部門，容易造成相互扯皮，最好由一個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。
　　 七、小結(jié)　
　　 華東電力大樓的一卡通系統(tǒng)的設(shè)計(jì)遵循了全面規(guī)劃和分步實(shí)施的原則，并留有充分的余量，以適應(yīng)將來發(fā)展的需要。該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)綜合考慮了先進(jìn)性、安全可靠性、可擴(kuò)展性等原則的平衡。一卡通智能綜合管理系統(tǒng)的建成，為我們提供了高效、安全、便利的現(xiàn)代化管理手段。
　　 應(yīng)該看到，一卡通系統(tǒng)的建成只是一個(gè)新的起點(diǎn)，要抓好一卡通系統(tǒng)的管理工作目前還有很多事情要做。我們不僅要進(jìn)一步抓好運(yùn)行人員的培訓(xùn)工作，提高運(yùn)行人員的日常維護(hù)水平，還要建立起保障一卡通系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，保證各系統(tǒng)能安全、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，只有配上先進(jìn)的管理，才能充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益！