IBM IOD 架構(gòu)企業(yè)信息是一種服務(wù)
信息時代下的辦公環(huán)境,計算機及網(wǎng)絡(luò)缺一不可。因為信息的有效性,是今日企業(yè)面對競爭時的第一線利器,也是提升企業(yè)流程與人員產(chǎn)值的基礎(chǔ);同時,好的信息亦能提供更實時、符合客戶需求的服務(wù),進而一步提升客戶滿意度。
然而信息的大量泛濫,使得如何在第一時間得到精確的信息,成為所有企業(yè)保持競爭力的關(guān)鍵,因此,人們常說信息要 「Information on Demand(IOD, 隨選信息)」。這項概念包含了三個要素:信息、人或流程,以及時間,即是「在需要的時間,能立刻地將正確的信息傳遞給需要的人」,若此三者能流暢地配合,將表示企業(yè)的信息系統(tǒng)已相當(dāng)完善。
而從基礎(chǔ)建置、 IT 生命周期管理,到應(yīng)用系統(tǒng),只要跟企業(yè) IT 系統(tǒng)相關(guān)的,全都屬于信息服務(wù)的范圍,同時也應(yīng)該被視為一個整體來考慮。這個概念看似簡單,其實要做到還需要很多層面的配合和管理,包括經(jīng)常維護基礎(chǔ)建置的信息環(huán)境,及建立一套IT生命周期管理 (IT Lifecycle Management) 計劃,以創(chuàng)造企業(yè)價值,和降低各種不同型態(tài)信息整合的風(fēng)險性。
總而言之,它的重點在于信息全體的「整合」,從環(huán)境到信息來源統(tǒng)一用一個平臺、格式去處理,避免讓信息分散各處。例如整理家庭時,先要將東西用品全部整理歸位,才不至于每當(dāng)找不到要用的東西,就需另行購買。
隨選即用,改變了市場趨勢
Information On Demand 的概念,提供一個完善整合的環(huán)境,讓信息能快速有效地存取、管理和傳遞。因此,企業(yè)為了要有更好的管理能力,以取得更為整合、實時、精確的信息,開發(fā)了許多前端的數(shù)據(jù)分析平臺和后臺的數(shù)據(jù)庫機制。
但這是否表示企業(yè)必須開始花費大筆預(yù)算,以建立昂貴的信息處理系統(tǒng)?答案并非如此。由于 Information On Demand 就是一種信息的服務(wù),企業(yè)不僅不需舍棄現(xiàn)有的IT建置,反而還可收回對信息的主控權(quán)。根據(jù) IBM 的定義,它包含兩項核心:
信息服務(wù):提供信息管理、信息整合、內(nèi)容管理、分析探索,以及主要數(shù)據(jù)管理等服務(wù),讓企業(yè)可以有效管理,并針對信息采取適當(dāng)?shù)男袆印?
信息加速機制:結(jié)合信息服務(wù)的 best practice (最佳實務(wù))和專業(yè)知識,解決與各產(chǎn)業(yè)相關(guān)的信息問題。
所以,并非一味地投資、導(dǎo)入復(fù)雜的系統(tǒng)平臺,就可以解決問題。各家企業(yè)的信息復(fù)雜度都不盡相同,基礎(chǔ)信息建置就像是房子的地基,必須穩(wěn)固、也要能夠靈活管理。其重點是要如何靈活運用現(xiàn)有的設(shè)備,將其功能發(fā)揮到極致。
透過檢視企業(yè)現(xiàn)有的IT設(shè)備,不難發(fā)現(xiàn)有許多的商業(yè)流程,都可在多種應(yīng)用程序、中間件、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器或操作系統(tǒng)中執(zhí)行。這些系統(tǒng)彼此間可以互相溝通,然而卻無法全面、統(tǒng)一地檢視各種來源信息。據(jù)了解,近八成的企業(yè)有兩個以上的數(shù)據(jù)庫, 25% 的企業(yè)有 15 個以上的數(shù)據(jù)庫。而擁有十億美元資產(chǎn)的公司,平均都有 48 個各自獨立的財務(wù)系統(tǒng),甚至 2.7 個 ERP 系統(tǒng)。
這些大量分散的信息不但加重管理上的困難,造成重復(fù)管理的人力時間浪費,更因其影響了企業(yè)決策和響應(yīng)的速度,造成企業(yè)競爭力的下降。人們常說,「錯誤的信息比沒有信息還糟」,如果一個可能是一季前、甚至半年前非實時的信息進來,對于瞬息萬變的信息及商業(yè)市場而言,就顯得過時且無法參考。
公司的信息成熟度為何?
Information On Demand 其實并非是個復(fù)雜難懂的管理方式。 IBM 將企業(yè)的「信息運用之成熟度」,分成下列五個階段:
第一階段:以資料來營運。這個階段著重于數(shù)據(jù)和報告,而且主要是營運報表,無法跨系統(tǒng)檢視,可能還是靠簡單的 Excel 和 PC 來處理信息。
第二階段:用信息來管理業(yè)務(wù)。企業(yè)已有策略性的內(nèi)容管理系統(tǒng),可以做到基本的數(shù)據(jù)互動,鏈接小型數(shù)據(jù)庫,并套用數(shù)據(jù)倉儲的信息整合技術(shù)來協(xié)助管理。
第三階段:化信息為策略資產(chǎn)。企業(yè)著手運用信息管理,并體認(rèn)到信息基礎(chǔ)架構(gòu)的重要性。透過采用服務(wù)導(dǎo)向架構(gòu) (SOA) 的虛擬化原則,將非結(jié)構(gòu)性信息(如 email) 和結(jié)構(gòu)來源互相整合,也開始需要更強大的信息管理模式,及制定了 ITLM 計劃。這時的信息不但不是營運的輔助品,反而應(yīng)該被視為企業(yè)資產(chǎn),因為該階段的信息可以帶動創(chuàng)新,創(chuàng)造企業(yè)的差異化,信息的價值也因應(yīng)而生。
第四階段:以信息帶動創(chuàng)新。企業(yè)開始尋找以信息帶動創(chuàng)新的方法,并且采用了 SOA 架構(gòu),提供整合的環(huán)境,促使信息可以溝通無礙。這時企業(yè)主要專注于透過信息來創(chuàng)造新的商業(yè)流程,甚至?xí)弥鲃宇A(yù)測的方式來管理商業(yè)流程。
第五階段:以信息凸顯競爭差異。企業(yè)會利用信息來簡化商業(yè)流程,透過內(nèi)外部的網(wǎng)絡(luò)平臺,促進更好的產(chǎn)品或是服務(wù);或提供一個整合上下游供應(yīng)鏈的網(wǎng)絡(luò)平臺,強化和事業(yè)伙伴、供貨商之間的關(guān)系和互動。此時信息的運用已經(jīng)高度成熟,信息的價值充分地落實,并且可以實時察覺和響應(yīng)市場與業(yè)務(wù)的變化。
臺灣許多中小企業(yè)目前都還停留在第二階段,若是因為業(yè)務(wù)量不大,就不認(rèn)為有必要提升信息的成熟度,是件很可惜的事。然而,藉由一些方法亦能達到活用設(shè)備的目的,例如:
簡化數(shù)據(jù)庫管理:使用一些自動化的功能和進階工具,簡化數(shù)據(jù)庫的管理和開發(fā)工作,并且把重要的資源分配給重要的核心工作。
虛擬化技術(shù):使用數(shù)據(jù)壓縮和分層存盤的技術(shù)等虛擬化的功能,降低儲存成本。
數(shù)據(jù)庫優(yōu)化:數(shù)據(jù)庫優(yōu)化功能,可以增加 SAP 應(yīng)用程序的服務(wù)器和中間件的使用率,進而提高效能。于七月底推出的 IBM DB2 v.9 是市面上唯一可完整處理 XML 文件格式的新一代關(guān)系數(shù)據(jù)庫,它可支持 Linux、Unix 和 Windows 平臺,具有 68 項專利技術(shù),是 750 名開發(fā)人員研究五年的心血結(jié)晶,不僅可以幫助企業(yè)解決數(shù)據(jù)庫難題,并且亦著重與 SAP 的合作關(guān)系,期望能帶給企業(yè)最大的利益。
使用集中式的數(shù)據(jù)庫平臺或功能,讓用戶可以輕松取用存放在企業(yè)各部門的信息。
透過上述作法,可以讓企業(yè)降低成本、提升效率。不管任何層級的企業(yè)都可以善加管理自己的信息環(huán)境,讓信息成為企業(yè)的助手、導(dǎo)引、策略指標(biāo),而不是需要解讀的密碼和負(fù)擔(dān)。也藉由收回信息主導(dǎo)權(quán),企業(yè)將可強化競爭力,在微利的時代創(chuàng)造出差異化的價值。
建構(gòu)成為 Information On Demand 的關(guān)鍵能力
信息必須透明而完整,才能成為決策的依據(jù),否則采用錯誤的信息反而失去信息的價值。為此,IBM特地定義四項關(guān)鍵能力為建構(gòu)核心,讓企業(yè)可隨著 「Information On Demand 成熟度模型」的提升而愈趨成熟。下面四種能力可讓企業(yè)判斷自己處于成熟度模型的哪一個階段。
監(jiān)管及變更管理的能力:企業(yè)的商業(yè)策略與信息策略必須整合,才能適時將正確信息放到適當(dāng)?shù)沫h(huán)境,傳送給正確的人。一旦確定要這么做,就要依據(jù)企業(yè)的監(jiān)管及執(zhí)行原則來實施策略。如此一來,才能控制和管理整個企業(yè)的信息,并同時支持新整合的商業(yè)流程及舊有流程。
商業(yè)流程持續(xù)創(chuàng)新的能力:若要讓整個企業(yè)都能取用信息,一定要先將信息從高度專門化的商業(yè)流程中分離出來。一旦將信息分離出來后,就能利用豐富、可信賴且完整的信息,來創(chuàng)新商業(yè)流程。
將信息放到適當(dāng)環(huán)境的能力:信息若沒有重點、相關(guān)程度不高或無法協(xié)助判斷采取何種行動,信息就沒有價值,因此,才需要「將信息放到適當(dāng)?shù)沫h(huán)境」。要達成此一目的,整個企業(yè)內(nèi)各自獨立的技術(shù)及商業(yè)環(huán)境定義的信息,都必須采用一致的語義,以便所有人完全了解信息,并能直接將信息嵌入適當(dāng)?shù)纳虡I(yè)流程。
彈性基礎(chǔ)架構(gòu):企業(yè)必須迅速響應(yīng)千變?nèi)f化的商業(yè)需求,才能保持競爭優(yōu)勢。若要擁有這樣的適應(yīng)力,企業(yè)必須擁有一個能無縫整合、完整管理所有信息資產(chǎn)(包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容)的架構(gòu)。
能否善用信息,是未來企業(yè)生存的重要指標(biāo)
由于信息十分重要,任何系統(tǒng)的導(dǎo)入都會造成商業(yè)流程的改變,加上各產(chǎn)業(yè)的商業(yè)要求極為復(fù)雜并有其專業(yè)性,如零售業(yè)、物流業(yè)對 RFID (無線射頻辨識)解決方案的仰賴,或是許多像金融業(yè)的國際會計標(biāo)準(zhǔn)、新巴塞爾資本協(xié)議 (Basel II)、 國際會計標(biāo)準(zhǔn) (IASB)、 沙賓法案 (Sarbanes-Oxley), 以及醫(yī)療保健業(yè)的健康保險和責(zé)任法案 (HIPPA) 等復(fù)雜法規(guī),都必須靠非常專業(yè)的人員去處理。而對人員編制有限的中小企業(yè)而言,更是無法單靠人力去因應(yīng)所有的法令規(guī)范,因此特別需要建立 Information on Demand 的信息服務(wù)。它不僅是一套針對法規(guī)項目的解決方案,還是綜合的解決方案,涵蓋風(fēng)險數(shù)據(jù)的擷取和分析,包括內(nèi)容管理、紀(jì)錄管理、信息整合和儲存等整包的技術(shù)。
然而,企業(yè)要委外這些信息服務(wù),則需慎選合作伙伴。該伙伴不能只是硬件供貨商或系統(tǒng)整合商,而須是中立的信息服務(wù)業(yè)者,才能以客觀、專業(yè)的角度來提供建議,并具備較多的資源和經(jīng)驗,以響應(yīng)各產(chǎn)業(yè)的復(fù)雜需求。目前臺灣已經(jīng)有少數(shù)的專業(yè)信息服務(wù)提供商,都可以提供這樣完整的服務(wù),且服務(wù)的范圍也漸漸往下朝中小企業(yè)延伸。
基本上,在全球化的時代,企業(yè)無論大小,營運目標(biāo)和方針都應(yīng)更有遠見,而非只著眼于解決單一問題,或在乎縮減預(yù)算。藉由與一個好的信息服務(wù)業(yè)者合作,以重整其信息環(huán)境,很多問題也就迎刃而解,事半功倍。然而在此之前,企業(yè)得先要徹底e化,也就是將資料全部數(shù)字化,才能進一步談到重整。而在信息時代下,經(jīng)濟的游戲規(guī)則已然不同,因此不能再用傳統(tǒng)的苦干思維去管理。善用系統(tǒng)、善用工具,以建立一個靈活、彈性的信息環(huán)境,絕對是未來企業(yè)能否永續(xù)生存的明確指標(biāo)之一。