用勤哲Excel服務(wù)器快速構(gòu)建信息系統(tǒng)

北京 2012-04-05(中國商業(yè)電訊)－－一、組織、角色和用戶

信息系統(tǒng)的目的是，“讓合適的人，在合適的時候，得到合適的信息”。使用這個系統(tǒng)的通常不是一個人，而是組織內(nèi)各個崗位上的人，他們有不同的職責(zé)和對信息的訪問權(quán)限。在Excel服務(wù)器中，用過“管理控制臺”模塊，可以很方便地定義系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)、角色和用戶。其中組織機(jī)構(gòu)就是我們通常說的部門劃分，角色代表不同的職能，用戶是能實(shí)際登錄到系統(tǒng)，進(jìn)行操作的人。每個用戶屬于不同的部門，擁有不同的角色，從而具有不同的信息訪問權(quán)限。


圖 1 在Excel中定義組織、角色、用戶


二、信息系統(tǒng)由一個個“模板”組成

一個信息系統(tǒng)中包括組織內(nèi)的各種各類信息，它們有業(yè)務(wù)單據(jù)、有統(tǒng)計報表、有卡片、臺賬等等。這些信息需要集中存儲、多人共享、合理流動、綜合運(yùn)用。

在Excel服務(wù)器中，所有各類需要管理的信息統(tǒng)稱為“模板”，“模板”是Excel服務(wù)器的基本概念，一個信息系統(tǒng)就是由一個個模板組成。簡單地說，“模板=表樣+填表規(guī)定”，針對每類需要管理的信息，我們都設(shè)計一個“模板”，用來規(guī)范這一類信息如何填報、如何存儲、如何在不同崗位間流動、如何計算、如何與其它信息互相參照等等。

例如，針對銷售訂單，我們定義一個“訂單模板”，它的表樣如下：


圖 2 一個“模板”的表樣



有了模板的表樣，相關(guān)有權(quán)限的用戶就可以按照此表樣輸入訂單的信息，集中存儲到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。如圖：


圖 3 按照“模板”輸入數(shù)據(jù)，集中存儲到數(shù)據(jù)庫中


針對一個模板，除了表樣之外，我們還可以規(guī)定：

模板的權(quán)限。

例如，銷售員可以填報“訂單”，但是每個銷售員只能看到自己填的訂單，看不到別人填的訂單；銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理可以看到全部訂單，等等。

模板的在不同崗位間的流轉(zhuǎn)規(guī)定（工作流）。

例如，訂單模板首先由銷售員填寫，然后傳遞給銷售經(jīng)理審批，銷售經(jīng)理審批通過后傳遞給庫管員發(fā)貨，如果審批不通過就此終止。


圖 4 用圖形化的方式定義工作流

填報模板時的輸入要求（數(shù)據(jù)規(guī)范）。

例如：“訂單編號”由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，“錄入人”默認(rèn)為當(dāng)前登錄人的姓名，不能隨意改；“客戶名稱”從一個下拉列表中選擇，不能隨便輸入；等等。

這個模板和其它模板之間的數(shù)據(jù)引用關(guān)系（表間公式）。

例如，輸入訂單的時候，客戶名稱不能隨便輸入，應(yīng)該從一個下拉列表中選擇，而下拉列表中可選的客戶名稱，來自于另一個“客戶登記表”模板上已輸入的客戶信息；等等。

三、用人們熟悉的電子表格界面來操作

如前所述，一個信息系統(tǒng)由一個個模板組成，用Excel服務(wù)器構(gòu)建信息系統(tǒng)的過程，就是定義模板的過程。模板的定義從畫表樣開始，表樣怎么畫呢？用電子表格來畫，用Excel來畫！

電子表格是企事業(yè)單位中十分常用的信息處理工具，人們很熟悉電子表格的使用，也習(xí)慣于用電子表格處理自己的日常工作。Excel服務(wù)器用電子表格作為主要的操作界面，定義模板表樣，就是在Excel文件上畫好模板的格式，填報數(shù)據(jù)，就像操作一個普通的Excel文件一樣。


圖 5 可以通過熟悉的Excel界面來操作

用Excel服務(wù)器構(gòu)建出來的信息系統(tǒng)，因?yàn)楹芏嗖僮鞫伎梢酝ㄟ^電子表格界面來完成，人們沒有陌生感，操作很容易掌握，每個功能的界面（模板）看起來和自己日常工作中所用的Excel表格又很相似，所以很快就能上手，這樣無形中化解了企業(yè)信息化過程中通常會遇到的風(fēng)險之一：最終用戶對于新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本以及由此而來的不適應(yīng)和抵觸，從而大大降低信息系統(tǒng)的實(shí)施難度，提高信息化的成功率。

四、Excel服務(wù)器 ≠ Excel

初次接觸Excel服務(wù)器的用戶，在沒有具體了解之前，往往會問到這樣一個問題：Excel服務(wù)器和Excel電子表格有什么區(qū)別？它是Excel的補(bǔ)充嗎？是Excel的替代品嗎？都不是，除了用Excel電子表格作為客戶端操作界面之外，Excel服務(wù)器和Excel電子表格軟件有巨大差異，它們是完全不同的兩類軟件。

作用和目的不同

Excel服務(wù)器的目的是構(gòu)建企業(yè)信息系統(tǒng)。電子表格Excel是供個人或群組使用的桌面工具。

功能不同

Excel服務(wù)器提供一個信息系統(tǒng)需要具備的各種功能，包括：組織、角色、人員的定義；表單的設(shè)計、數(shù)據(jù)字典的定義和數(shù)據(jù)庫表的創(chuàng)建；工作流的定義和運(yùn)行；數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式的定義和自動執(zhí)行；WEB操作方式；短消息接口；電子郵件接口；與其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，等等。

對信息的管理方式不同

Excel服務(wù)器管理的所有信息集中存儲在數(shù)據(jù)庫中，Excel上的數(shù)據(jù)存儲在Excel文件中。

操作方式不同

Excel服務(wù)器的客戶端除了可以通過電子表格界面操作之外，還可以通過瀏覽器操作。

系統(tǒng)架構(gòu)不同

Excel服務(wù)器采用三層架構(gòu)，安裝時需要分別安裝服務(wù)端和客戶端。具體內(nèi)容我們在后面的章節(jié)詳述。

五、Excel服務(wù)器讓用戶自主信息化進(jìn)程

Excel服務(wù)器的基本設(shè)計理念是“用戶自主”，不依賴軟件廠商，也不迷信管理咨詢顧問，讓企事業(yè)單位的管理者和業(yè)務(wù)人員成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的主導(dǎo)力量。

首先，需求自主。采用Excel服務(wù)器來設(shè)計系統(tǒng)，每個功能（模板）都是根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)狀況定義出來的，最大程度地保證了系統(tǒng)符合業(yè)務(wù)需求。這一點(diǎn)，和購買現(xiàn)成的套裝軟件有極大地不同。

其次，人員自主。Excel服務(wù)器是面向最終用戶的，使用它的人就是企業(yè)自身的管理人員和業(yè)務(wù)骨干，設(shè)計系統(tǒng)的過程就是實(shí)際工作中設(shè)計管理表格、規(guī)劃流程、建立管理制度的過程的自然延伸，不需要寫一行代碼，也不需要掌握過多的計算機(jī)專業(yè)知識。這一點(diǎn)，和無論是請軟件公司做開發(fā)還是企業(yè)自身招聘計算機(jī)專業(yè)人員做開發(fā)都有極大地不同。企業(yè)不必為招不來或留不住計算機(jī)人才而發(fā)愁，因?yàn)樾畔⒒ぷ鞯闹黧w，已經(jīng)不是必須接受專門訓(xùn)練的技術(shù)人員，而是企業(yè)的業(yè)務(wù)人員和管理者。

第三，過程自主。前面我們談到過，用Excel服務(wù)器構(gòu)建的信息系統(tǒng)，由一個“模板”組成，一個模板就是我們要管理的一種單據(jù)、一個流程、一類報表。企業(yè)信息化可以不是一個宏大的目標(biāo)或幾階段規(guī)劃，而是化為日常工作中的點(diǎn)滴努力：先把一個單據(jù)和流程做進(jìn)系統(tǒng)，用起來，改進(jìn)，再做第二個、第三個，...，系統(tǒng)漸進(jìn)地發(fā)展起來，流程的優(yōu)化和改進(jìn)也可以和風(fēng)細(xì)雨地進(jìn)行，在無形中完成運(yùn)營方式的轉(zhuǎn)變和管理能力的提升。

第四、維護(hù)自主。信息化是一個持續(xù)的過程，一個真正成功的信息系統(tǒng)需要能跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐，在未來的歲月里，不斷改進(jìn)和完善。從技術(shù)上說，Excel服務(wù)器簡單易用，快速定制的構(gòu)建方式使得信息系統(tǒng)能夠很好地應(yīng)對需求的變化----改變?nèi)菀?、調(diào)整迅速；從應(yīng)用模式上說，因?yàn)橄到y(tǒng)的構(gòu)建由企業(yè)自己的人員完成，企業(yè)依靠自身力量就能很好地完成系統(tǒng)維護(hù)的工作。