用勤哲Excel服務(wù)器快速構(gòu)建信息系統(tǒng)
北京 2012-04-05(中國商業(yè)電訊)--一、組織、角色和用戶
信息系統(tǒng)的目的是,“讓合適的人,在合適的時候,得到合適的信息”。使用這個系統(tǒng)的通常不是一個人,而是組織內(nèi)各個崗位上的人,他們有不同的職責(zé)和對信息的訪問權(quán)限。在Excel服務(wù)器中,用過“管理控制臺”模塊,可以很方便地定義系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)、角色和用戶。其中組織機(jī)構(gòu)就是我們通常說的部門劃分,角色代表不同的職能,用戶是能實(shí)際登錄到系統(tǒng),進(jìn)行操作的人。每個用戶屬于不同的部門,擁有不同的角色,從而具有不同的信息訪問權(quán)限。
圖 1 在Excel中定義組織、角色、用戶
二、信息系統(tǒng)由一個個“模板”組成
一個信息系統(tǒng)中包括組織內(nèi)的各種各類信息,它們有業(yè)務(wù)單據(jù)、有統(tǒng)計報表、有卡片、臺賬等等。這些信息需要集中存儲、多人共享、合理流動、綜合運(yùn)用。
在Excel服務(wù)器中,所有各類需要管理的信息統(tǒng)稱為“模板”,“模板”是Excel服務(wù)器的基本概念,一個信息系統(tǒng)就是由一個個模板組成。簡單地說,“模板=表樣+填表規(guī)定”,針對每類需要管理的信息,我們都設(shè)計一個“模板”,用來規(guī)范這一類信息如何填報、如何存儲、如何在不同崗位間流動、如何計算、如何與其它信息互相參照等等。
例如,針對銷售訂單,我們定義一個“訂單模板”,它的表樣如下:
圖 2 一個“模板”的表樣
有了模板的表樣,相關(guān)有權(quán)限的用戶就可以按照此表樣輸入訂單的信息,集中存儲到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。如圖:
圖 3 按照“模板”輸入數(shù)據(jù),集中存儲到數(shù)據(jù)庫中
針對一個模板,除了表樣之外,我們還可以規(guī)定:
模板的權(quán)限。
例如,銷售員可以填報“訂單”,但是每個銷售員只能看到自己填的訂單,看不到別人填的訂單;銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理可以看到全部訂單,等等。
模板的在不同崗位間的流轉(zhuǎn)規(guī)定(工作流)。
例如,訂單模板首先由銷售員填寫,然后傳遞給銷售經(jīng)理審批,銷售經(jīng)理審批通過后傳遞給庫管員發(fā)貨,如果審批不通過就此終止。
圖 4 用圖形化的方式定義工作流
填報模板時的輸入要求(數(shù)據(jù)規(guī)范)。
例如:“訂單編號”由系統(tǒng)自動產(chǎn)生,“錄入人”默認(rèn)為當(dāng)前登錄人的姓名,不能隨意改;“客戶名稱”從一個下拉列表中選擇,不能隨便輸入;等等。
這個模板和其它模板之間的數(shù)據(jù)引用關(guān)系(表間公式)。
例如,輸入訂單的時候,客戶名稱不能隨便輸入,應(yīng)該從一個下拉列表中選擇,而下拉列表中可選的客戶名稱,來自于另一個“客戶登記表”模板上已輸入的客戶信息;等等。
三、用人們熟悉的電子表格界面來操作
如前所述,一個信息系統(tǒng)由一個個模板組成,用Excel服務(wù)器構(gòu)建信息系統(tǒng)的過程,就是定義模板的過程。模板的定義從畫表樣開始,表樣怎么畫呢?用電子表格來畫,用Excel來畫!
電子表格是企事業(yè)單位中十分常用的信息處理工具,人們很熟悉電子表格的使用,也習(xí)慣于用電子表格處理自己的日常工作。Excel服務(wù)器用電子表格作為主要的操作界面,定義模板表樣,就是在Excel文件上畫好模板的格式,填報數(shù)據(jù),就像操作一個普通的Excel文件一樣。
圖 5 可以通過熟悉的Excel界面來操作
用Excel服務(wù)器構(gòu)建出來的信息系統(tǒng),因?yàn)楹芏嗖僮鞫伎梢酝ㄟ^電子表格界面來完成,人們沒有陌生感,操作很容易掌握,每個功能的界面(模板)看起來和自己日常工作中所用的Excel表格又很相似,所以很快就能上手,這樣無形中化解了企業(yè)信息化過程中通常會遇到的風(fēng)險之一:最終用戶對于新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本以及由此而來的不適應(yīng)和抵觸,從而大大降低信息系統(tǒng)的實(shí)施難度,提高信息化的成功率。
四、Excel服務(wù)器 ≠ Excel
初次接觸Excel服務(wù)器的用戶,在沒有具體了解之前,往往會問到這樣一個問題:Excel服務(wù)器和Excel電子表格有什么區(qū)別?它是Excel的補(bǔ)充嗎?是Excel的替代品嗎?都不是,除了用Excel電子表格作為客戶端操作界面之外,Excel服務(wù)器和Excel電子表格軟件有巨大差異,它們是完全不同的兩類軟件。
作用和目的不同
Excel服務(wù)器的目的是構(gòu)建企業(yè)信息系統(tǒng)。電子表格Excel是供個人或群組使用的桌面工具。
功能不同
Excel服務(wù)器提供一個信息系統(tǒng)需要具備的各種功能,包括:組織、角色、人員的定義;表單的設(shè)計、數(shù)據(jù)字典的定義和數(shù)據(jù)庫表的創(chuàng)建;工作流的定義和運(yùn)行;數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式的定義和自動執(zhí)行;WEB操作方式;短消息接口;電子郵件接口;與其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成,等等。
對信息的管理方式不同
Excel服務(wù)器管理的所有信息集中存儲在數(shù)據(jù)庫中,Excel上的數(shù)據(jù)存儲在Excel文件中。
操作方式不同
Excel服務(wù)器的客戶端除了可以通過電子表格界面操作之外,還可以通過瀏覽器操作。
系統(tǒng)架構(gòu)不同
Excel服務(wù)器采用三層架構(gòu),安裝時需要分別安裝服務(wù)端和客戶端。具體內(nèi)容我們在后面的章節(jié)詳述。
五、Excel服務(wù)器讓用戶自主信息化進(jìn)程
Excel服務(wù)器的基本設(shè)計理念是“用戶自主”,不依賴軟件廠商,也不迷信管理咨詢顧問,讓企事業(yè)單位的管理者和業(yè)務(wù)人員成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的主導(dǎo)力量。
首先,需求自主。采用Excel服務(wù)器來設(shè)計系統(tǒng),每個功能(模板)都是根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)狀況定義出來的,最大程度地保證了系統(tǒng)符合業(yè)務(wù)需求。這一點(diǎn),和購買現(xiàn)成的套裝軟件有極大地不同。
其次,人員自主。Excel服務(wù)器是面向最終用戶的,使用它的人就是企業(yè)自身的管理人員和業(yè)務(wù)骨干,設(shè)計系統(tǒng)的過程就是實(shí)際工作中設(shè)計管理表格、規(guī)劃流程、建立管理制度的過程的自然延伸,不需要寫一行代碼,也不需要掌握過多的計算機(jī)專業(yè)知識。這一點(diǎn),和無論是請軟件公司做開發(fā)還是企業(yè)自身招聘計算機(jī)專業(yè)人員做開發(fā)都有極大地不同。企業(yè)不必為招不來或留不住計算機(jī)人才而發(fā)愁,因?yàn)樾畔⒒ぷ鞯闹黧w,已經(jīng)不是必須接受專門訓(xùn)練的技術(shù)人員,而是企業(yè)的業(yè)務(wù)人員和管理者。
第三,過程自主。前面我們談到過,用Excel服務(wù)器構(gòu)建的信息系統(tǒng),由一個“模板”組成,一個模板就是我們要管理的一種單據(jù)、一個流程、一類報表。企業(yè)信息化可以不是一個宏大的目標(biāo)或幾階段規(guī)劃,而是化為日常工作中的點(diǎn)滴努力:先把一個單據(jù)和流程做進(jìn)系統(tǒng),用起來,改進(jìn),再做第二個、第三個,...,系統(tǒng)漸進(jìn)地發(fā)展起來,流程的優(yōu)化和改進(jìn)也可以和風(fēng)細(xì)雨地進(jìn)行,在無形中完成運(yùn)營方式的轉(zhuǎn)變和管理能力的提升。
第四、維護(hù)自主。信息化是一個持續(xù)的過程,一個真正成功的信息系統(tǒng)需要能跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐,在未來的歲月里,不斷改進(jìn)和完善。從技術(shù)上說,Excel服務(wù)器簡單易用,快速定制的構(gòu)建方式使得信息系統(tǒng)能夠很好地應(yīng)對需求的變化----改變?nèi)菀?、調(diào)整迅速;從應(yīng)用模式上說,因?yàn)橄到y(tǒng)的構(gòu)建由企業(yè)自己的人員完成,企業(yè)依靠自身力量就能很好地完成系統(tǒng)維護(hù)的工作。