RFID技術(shù)追蹤病例全過程,病案管理進(jìn)入數(shù)字化時代!
隨著RFID技術(shù)得到廣泛發(fā)展,探討將RFID技術(shù)應(yīng)用于病案全過程示蹤管理工作中的可能性。從RFID技術(shù)的構(gòu)成及定位精準(zhǔn)等優(yōu)點進(jìn)行分析,重點描述了將RFID技術(shù)應(yīng)用于病案回收、編目、質(zhì)控、反饋、借閱等流程中的工作內(nèi)容,總結(jié)出基于RFID技術(shù)的病案全過程示蹤管理具備存儲量大、讀取速度快,安全性高,病案示蹤精確等優(yōu)點,達(dá)到節(jié)省人力資源,提高工作積極性,實現(xiàn)病案精細(xì)化管理的目的。雖然RFID技術(shù)在現(xiàn)實運(yùn)用中還存在待解決的問題,但是未來RFID技術(shù)終將成為病案管理模式中的主要內(nèi)容,促進(jìn)病案管理走向智能化、科學(xué)化。
無限射頻識別技術(shù)(Radio Frequency Identification,RFID)是一種非接觸自動識別技術(shù),主要通過識別貼在物品上的射頻信號從而對目標(biāo)物品進(jìn)行識別,獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。RFID技術(shù)已逐漸在很多行業(yè)中發(fā)揮重要作用。如今,醫(yī)療改革日益深化,具備高技術(shù)水平的醫(yī)院管理模式日漸形成。因此,將RFID技術(shù)運(yùn)用于病案管理領(lǐng)域成為一種必然的趨勢,隨之帶來病案數(shù)字化管理時代。
病案全過程示蹤管理是信息化時代病案管理發(fā)展的必然趨勢,是病案數(shù)字化的重要階段,而引入RFID技術(shù)的病案全過程示蹤管理不僅能實現(xiàn)科學(xué)性強(qiáng)、工作效率高的管理模式,還可以節(jié)約人力、物力成本?;赗FID技術(shù)的病案全過程示蹤就是將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和RFID技術(shù)引入病案流通控制過程,對每份病案的唯一性進(jìn)行身份識別標(biāo)識,采用RFID技術(shù)串聯(lián)病案管理的各個環(huán)節(jié),不僅能達(dá)到精確示蹤每一份病案的目的,還能快速查詢病案實時狀態(tài)信息。
1.RFID技術(shù)背景
RFID技術(shù)是一種將載體、編碼、識別、通信等技術(shù)基于一身的綜合性自身識別技術(shù)。RFID技術(shù)主要是利用射頻信號的空間耦合而實現(xiàn)的無接觸式信息傳遞,不同物品能夠傳遞不同的信息從而達(dá)到自動識別的技術(shù)。RFID技術(shù)與其他同類技術(shù)相比具有存儲量大、讀取速率快、讀寫距離遠(yuǎn),穿透力強(qiáng)、使用壽命長,環(huán)境適應(yīng)性好等特點。RFID系統(tǒng)應(yīng)具備三個基本部件,RFID標(biāo)簽、若干RFID閱讀器及后臺計算機(jī)。RFID標(biāo)簽粘附在物體上發(fā)出射頻信號,RFID閱讀器實現(xiàn)標(biāo)簽信息采集和傳回數(shù)據(jù),讀取的信息傳至后臺計算機(jī),后臺計算機(jī)分析傳來的信息,管理整個標(biāo)簽系統(tǒng)的正常運(yùn)行。將RFID技術(shù)運(yùn)用于病案示蹤系統(tǒng),主要是在每一份病案上都粘上電子標(biāo)簽,在臨床科室及病案室各部門使用位置安裝閱讀器,后臺計算機(jī)與病案示蹤系統(tǒng)端口相連接,病案管理人員可以通過示蹤系統(tǒng)準(zhǔn)確查詢病案流程情況及位置,確認(rèn)歸檔時間。
2.基于RFID技術(shù)的病案全過程示蹤應(yīng)用
2.1 病案回收
科室當(dāng)日出院的每一份病歷經(jīng)過科室一級質(zhì)控后,總務(wù)護(hù)士貼上RFID電子標(biāo)簽后由物業(yè)統(tǒng)一送至病案室。病歷送至裝有RFID閱讀器的病案回收室,病案管理員對回收病歷進(jìn)行登記,并與當(dāng)日出院病人信息進(jìn)行比對,得出有無未歸檔病案名單,及病案所在科室位置等信息詳情?;厥胀瓿珊?,管理員可將病案示蹤系統(tǒng)中病案信息統(tǒng)一標(biāo)識為歸檔狀態(tài)。
2.2 疾病編碼
病案回收后由編碼組工作人員進(jìn)行疾病編碼工作。在編碼組辦公室或辦公電腦旁安裝RFID閱讀器,當(dāng)編碼員將病案歸檔至工作地點范圍內(nèi),RFID閱讀器不僅能示蹤病案已進(jìn)入疾病編目環(huán)節(jié),甚至可以示蹤到具體位置。編碼員通過ID識別,判斷當(dāng)日需編目病案是否已歸檔至病案室,以便有效監(jiān)督科室及時歸檔病歷。編碼員編目完成后,可一鍵統(tǒng)一將病案狀態(tài)標(biāo)識為已編碼狀態(tài)。
2.3 病案質(zhì)控
編碼員移交已編碼完成的病案給質(zhì)控員,病案通過安裝有閱讀器的質(zhì)控辦公室,質(zhì)控員可以首先查詢移交病案是否與當(dāng)日出院病案數(shù)量相符,若不相符,通過示蹤系統(tǒng)查詢病案所在位置及其工作狀態(tài),然后對病案進(jìn)行質(zhì)控工作,并對病案狀態(tài)信息進(jìn)行標(biāo)識。
2.4 病案反饋
病案整理裝訂完后,部分病案由于漏簽字、漏項等原因需放進(jìn)病案閱覽室反饋柜,病案管理員可通過閱覽室安裝的RFID閱讀器對反饋病案形成流通記錄。由于反饋病案需臨床醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行整改,容易被拿至閱覽室甚至病案室以外的地方,病案管理人員可通過后臺數(shù)據(jù)監(jiān)控反饋病案何時被帶出閱覽室,以便查找病案去向。
2.5 病案流通
臨床科室及其他醫(yī)技科室醫(yī)務(wù)人員借閱、歸還病歷,通過對病案上RFID的統(tǒng)一識別,錄入借閱科室、借閱人員、相關(guān)借閱理由,系統(tǒng)自動生成病案借閱、歸還記錄。
2.6 病案超期提醒
當(dāng)日出院病歷未歸檔至病案室,住院病人三天,死亡病人七天,將RFID后臺計算機(jī)端口相連的病案示蹤系統(tǒng)設(shè)置未歸檔提示,若病案超過規(guī)定期限仍未歸檔至病案室,臨床科室醫(yī)生登陸醫(yī)生工作站后,系統(tǒng)將會彈出病案未歸檔提醒信息,病案管理員登陸示蹤系統(tǒng)時同樣也會彈出提醒信息;借閱病歷,設(shè)置一周需歸還提醒,若病案超出設(shè)置日期未歸還至病案室,借出病案的管理人員登陸病案示蹤系統(tǒng)時,系統(tǒng)將會彈出未歸還提醒信息,以方便病案管理員及時讀出借閱者歸還病案。
3.基于RFID技術(shù)的病案全過程示蹤管理的啟用優(yōu)勢
3.1 提高工作效率
在二維碼、RFID技術(shù)出現(xiàn)以前,病案管理員在病案回收、歸檔、借閱、歸還都需要進(jìn)行繁復(fù)的手工登記,核查時也需要翻閱繁瑣的病案借閱記錄,二維碼掃描技術(shù)出現(xiàn)后,雖然不再需要手工操作,但是也需要逐本掃描病案首頁上的條形碼?,F(xiàn)在RFID閱讀器可以做到一次性讀取所有病案標(biāo)識信息,并且只要病案存在安裝有閱讀器的空間里,不論這本病歷現(xiàn)在屬于流通中任何階段,管理員都可以精確地查詢出病案的具體位置,縮短了手工查詢的時間,并且將工作人員從煩瑣的勞動力中“解放出來”,提高了工作的效率。
3.2 擴(kuò)大存儲量
使用RFID電子標(biāo)簽技術(shù)后,標(biāo)簽可以存儲數(shù)兆字節(jié)的信息,存儲容量比手工錄入信息及二維碼技術(shù)存儲量大幅增加,解決了手工登記需要大量紙張資源的問題,大大節(jié)約了人力、物力成本;同時解決了二維碼掃描技術(shù)存儲信息量有限的問題。病管理員在各工作流程辦公室布置好RFID閱讀器的位置,就可以實現(xiàn)非接觸式、多數(shù)量搜集檔案信息。
3.3 增加安全性
RFID電子標(biāo)簽使用RFID標(biāo)簽讀寫器將運(yùn)用多種方式加密過的信息進(jìn)行反復(fù)擦寫,信息的讀取也必須有密鑰才能解密,因此這種電子標(biāo)簽信息安全程度較高,難以復(fù)制。并且其識別工作無須人工干預(yù)、可工作于各種惡劣環(huán)境,也在很大程度上提高了其使用安全性。病案安全性問題是病案管理工作中的重點內(nèi)容,RFID技術(shù)的加密功能很好地防范了病案示蹤信息可能被篡改的危險。
3.4 實現(xiàn)數(shù)字化管理
當(dāng)給病案貼上RFID標(biāo)簽后,病案的位置、狀態(tài)(是否被借出)等信息就能夠即時顯示在系統(tǒng)中,便于精確判別病案處于回收、編碼、質(zhì)控、歸檔、反饋、借閱中哪一流程,并且可以直接判別病案回收時間、是否逾期回收、歸檔時間及是否超期歸檔記錄等,讓病案在一定的可控制范圍內(nèi)流通,確保病案流通的精確定位,保持病案的可獲得性。隨著高科技性技術(shù)的引入,改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄的管理模式,提高了傳統(tǒng)病案管理的工作效率,也在很大程度上避免了傳統(tǒng)模式可能帶來的工作漏洞,實現(xiàn)了病案的數(shù)字化管理。
4.RFID技術(shù)應(yīng)用中存在的問題
4.1 成本高
目前廣泛使用的條形碼,每枚的成本在0.04-0.4元不等,且大部分醫(yī)院可以實現(xiàn)條形碼直接在病案首頁中打印出來,因此成本不高。但每枚RFID標(biāo)簽的費(fèi)用則在2-4元不等,并且還需要購買大量的RFID閱讀器及后臺計算機(jī)或是與連接端口軟件。因此,未來若將RFID技術(shù)在病案管理中普及使用,需要依靠大規(guī)模用量來降低成本;并且RFID技術(shù)除了解決硬件成本費(fèi)用外,還包括相應(yīng)軟件系統(tǒng)費(fèi)用,這些經(jīng)費(fèi)單個病案室很難承擔(dān)實施。
4.2 標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一
目前RFID技術(shù)全球標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一,也是其很難在全國醫(yī)院范圍內(nèi)統(tǒng)一使用的重要原因之一,在一定程度上影響其發(fā)展。
5.總結(jié)
RFID技術(shù)擁有許多優(yōu)點,但在現(xiàn)實使用中仍然存在成本高、標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一等實施障礙有待解決,但其具有其他方式無法比擬的優(yōu)越性,是智能化發(fā)展的必然趨勢。RFID技術(shù)使病案全過程示蹤系統(tǒng)不但可以做到對病案的各個流通環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)控作用,且病案在流通過程中能精確定位,通過統(tǒng)計計算出能直觀反映工作效率的關(guān)鍵數(shù)據(jù),促進(jìn)了人力資源的有效使用,從而大大提高醫(yī)院的管理水平及效率。基于RFID技術(shù)的病案全過程示蹤管理不僅優(yōu)化了工作流程、減少了中間環(huán)節(jié)、提高了工作效率,促進(jìn)病案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化,而且對數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)起到了積極的推動作用