國家明確要求進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)

2023年12月29日國務(wù)院第22次常務(wù)會議通過，并發(fā)布了《中華人民共和國檔案法實施條例》，該條例自2024年3月1日起施行。

該條例的第五章第三十八條指出：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實現(xiàn)對電子檔案的全過程管理。

由此可見，目前國家對于檔案信息化建設(shè)高度重視，并在各機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位中大力推行檔案信息化管理。

淺析我國檔案管理的實情與未來展望

根據(jù)中華人民共和國國家檔案局公布的數(shù)據(jù)，截至2022年底，全國共有各級檔案主管部門3239個，共有各級各類檔案館4154個，各級綜合檔案館藏檔案情況117148.7萬卷、件，各級綜合檔案館紙質(zhì)館藏資料4316.7萬冊，各級綜合檔案館開放20976.6萬卷，各級綜合檔案館政府信息公開查閱場所2285個，2022年全年各級綜合檔案館接待利用者645.9萬人次。

由以上數(shù)據(jù)不難看出，目前我國的檔案數(shù)量多、類目多，檔案管理機(jī)構(gòu)多，檔案的使用人數(shù)多，檔案管理工作復(fù)雜且困難。

在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，在“十四五”期間檔案信息化建設(shè)再上新臺階。檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。到2035年，檔案資源建設(shè)質(zhì)量、檔案利用服務(wù)水平、檔案治理效能和管理現(xiàn)代化程度進(jìn)入世界前列。

檔案管理的現(xiàn)狀

目前，檔案管理大多還是停留在手動管理的階段，普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點(diǎn)工作展開。檔案館普遍對于實體檔案庫存、位置等情況缺乏數(shù)據(jù)支撐，無法對于檔案是否在館等情況進(jìn)行準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制等，具體問題如下：

1. 缺乏統(tǒng)一管理：檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)管理流程，各地區(qū)、部門之間缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理在各環(huán)節(jié)的流通不暢。

2. 管理流程復(fù)雜：因為缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范與信息化管理手段，目前的檔案管理流程復(fù)雜，導(dǎo)致檔案的查找、調(diào)取、借閱等較為困難，且需要消耗極大的人力物力。

3. 盤點(diǎn)困難，賬實不符：檔案數(shù)量龐大，且目前缺乏有效的信息化管理手段，導(dǎo)致檔案盤點(diǎn)工作開展困難，常常出現(xiàn)檔案賬實不符的情況，增加了檔案管理的難度。

4. 缺乏安全管理：檔案管理缺乏切實有效的安全管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案保密性差，容易出現(xiàn)檔案丟失、泄露、損壞等安全問題。

總而言之，目前我國檔案數(shù)字化管理程度較低，檔案信息化建設(shè)仍需大力發(fā)展。

如何進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時代，檔案管理部門面對數(shù)量規(guī)模大、種類繁多的檔案，工作模式一定要更靈活更智能化。因此，智能檔案館的建設(shè)就顯得尤為重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，即通過對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率。

RFID技術(shù)是繼條碼技術(shù)之后又一項新的自動識別技術(shù)。相較于傳統(tǒng)的條碼技術(shù)，RFID 技術(shù)具有良好的穿透性，多標(biāo)簽遠(yuǎn)距離識別能力，可標(biāo)識物品信息容量大，反復(fù)可讀寫，標(biāo)識信息唯一的特點(diǎn)，非常適合應(yīng)用于檔案管理。

通常情況下，檔案館利用RFID技術(shù)，建設(shè)RFID智能檔案館管理同樣數(shù)量的檔案，工作人員的工作時長將大幅降低，檔案的管理質(zhì)量與安全性將大幅提高。

如何建設(shè)RFID智能檔案館

經(jīng)過考察調(diào)研我們從廣州溯源信息工作人員那里得知建設(shè)一個RFID智能檔案館，應(yīng)該實現(xiàn)檔案的各項管理功能，包括檔案的接收、入庫、出庫、盤點(diǎn)、查找、借閱、調(diào)取、安全管理等。還應(yīng)當(dāng)擁有各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)分析功能，包括記錄借閱檔案的名稱、借閱人員、借閱時間等信息，統(tǒng)計與分析檔案館的檔案數(shù)量、明細(xì)、借閱情況等。

總的來看，RFID智能檔案館作為一種先進(jìn)的檔案管理方式，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)以下幾個目標(biāo)：

1. 操作智能化：實現(xiàn)自動的出入庫登記

2. 庫存信息透明化：實現(xiàn)檔案在庫房、存放位置的動態(tài)管理和實時跟蹤

3. 盤點(diǎn)高效化：批量識別檔案庫房實物，提升盤點(diǎn)效率，杜絕人工盤點(diǎn)差錯

4. 快速查找定位：快速查找定位所需檔案

5. 風(fēng)險預(yù)警實時化：實現(xiàn)物品實時管控、人員身份確認(rèn)，并實現(xiàn)違規(guī)報警

在RFID智能檔案館的建設(shè)中，根據(jù)檔案館的大小、管理檔案的數(shù)量等實際建館情況，又大致?lián)碛袃煞N建館方案。分別是針對中小型檔案館的基礎(chǔ)款RFID智能檔案館解決方案，以及針對大型檔案館的升級款RFID智能檔案館解決方案，接下來我們將詳細(xì)介紹兩種智能檔案館。

基礎(chǔ)款RFID智能檔案館

基礎(chǔ)款RFID智能檔案館通常采用RFID手持機(jī)進(jìn)行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點(diǎn)等管理，整個過程需要檔案館工作人員操作。基礎(chǔ)款RFID智能檔案館建設(shè)難度相對較低，更加經(jīng)濟(jì)適用，適用于檔案存放數(shù)量相對較少的中小型檔案館。

部署要求

一個基礎(chǔ)款RFID智能檔案館通常由RFID手持機(jī)、RFID打印機(jī)、RFID標(biāo)簽、辦公PC、服務(wù)器（或云服務(wù)）等硬件設(shè)備組成，搭配智能管理系統(tǒng)，即可完成一個基礎(chǔ)款RFID智能檔案館的部署。

業(yè)務(wù)流程

基礎(chǔ)款RFID智能檔案館部署完成后，按照以下操作即可開展檔案管理業(yè)務(wù)：

1. 使用RFID打印機(jī)與RFID標(biāo)簽對每個檔案發(fā)行一個RFID標(biāo)簽，記錄檔案的類別、名稱、所屬單位等信息，并將標(biāo)簽貼在對應(yīng)的檔案上。

2. 使用RFID手持機(jī)根據(jù)現(xiàn)有任務(wù)，掃描檔案的RFID標(biāo)簽，執(zhí)行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點(diǎn)等操作，并上傳至服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中。

2. 使用辦公PC承接或下發(fā)業(yè)務(wù)，下發(fā)業(yè)務(wù)至工作人員的RFID手持機(jī)中，由工作人員執(zhí)行，辦公PC還可以查詢服務(wù)器中的數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)報表，方便工作人員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。

以一個新的檔案入館保管的業(yè)務(wù)為例，具體流程為：申請檔案保管－確認(rèn)保管申請－準(zhǔn)備輔料－發(fā)車前往接收－接收檔案－檔案保管簽認(rèn)－發(fā)送費(fèi)用清單。

升級款RFID智能檔案館

升級款RFID智能檔案館則是在基礎(chǔ)款的基礎(chǔ)上，加入了RFID智能柜、RFID智能門禁等智能設(shè)備，實現(xiàn)了客戶自助查詢、借閱檔案，且檔案管理的安全性更高。升級款RFID智能檔案館解決方案成本相對更高，更加適合大型、檔案數(shù)量較大、開放式的檔案館建館使用。

部署要求

除了基礎(chǔ)款RFID智能檔案館所需要的硬件設(shè)備，升級款RFID智能檔案還需要RFID智能柜、RFID智能門禁、自助檔案查詢機(jī)、視頻監(jiān)控等硬件設(shè)備，搭配的智能管理系統(tǒng)也需要開發(fā)適配更多的終端以及更多相對應(yīng)的功能。

業(yè)務(wù)流程

以檔案借閱為例，在升級款RFID智能檔案館中，整個業(yè)務(wù)可由客戶自助完成，客戶使用檔案館借閱卡進(jìn)入檔案館，使用自助檔案查詢機(jī)查詢所需檔案，在相應(yīng)的RFID智能柜中找到所需檔案即可完成借閱。整個借閱過程無需工作人員參與，更加高效，且所有過程由智能設(shè)備記錄，全流程可溯源。

而如果客戶需要檔案帶離檔案館，則需要經(jīng)過前臺安全許可，否則檔案館的RFID智能門禁將會發(fā)出警報，有效防止檔案遺失，確保檔案安全。

檔案管理信息化建設(shè)的重大意義

完善的檔案信息化管理機(jī)制有著重大意義，不僅能夠大幅提升檔案治理效能，全面記錄經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程，更能充分實現(xiàn)檔案對國家和社會的價值。目前，國內(nèi)已有多家省級檔案館利用RFID技術(shù)，開展RFID智能檔案館建設(shè)，并已經(jīng)開始穩(wěn)定使用。

廣州溯源已經(jīng)成功幫助多個政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位部署RFID檔案管理解決方案，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，檔案信息化管理運(yùn)行良好，大幅提升了檔案的管理效率與管理水平。

國家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場等單位也已經(jīng)開始陸續(xù)試點(diǎn)。未來，將會有更多的RFID智能檔案館投入使用。

廣州溯源信息技術(shù)有限公司

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