基于RFID技術(shù)的檔案管理自動化系統(tǒng)方案

1.概述

　　人們總是希望在需要一份資料的時(shí)候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個(gè)問題一直使檔案資料管理人員費(fèi)勁了腦筋。目前國內(nèi)檔案館主要運(yùn)用檔號和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實(shí)物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點(diǎn)困難、處理時(shí)間長等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問題的關(guān)鍵。RFID技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗n案管理活動的認(rèn)識。

　　北京鼎創(chuàng)恒達(dá)智能科技有限公司通過對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)出一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動化系統(tǒng)，并就該系統(tǒng)的功能模塊架構(gòu)與管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行闡述，以期在檔案自動化、智能化管理方面做出有改善。

2.檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

　　檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長

　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

　　檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　檔案查閱耗時(shí)長

　　隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)

　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。 

　　對失效檔案的管理滯后

　　有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對檔案的儲存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

3.RFID技術(shù)檔案管理優(yōu)點(diǎn)

　　非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動態(tài)化管理。

　　快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

　　標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。

　　安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

　　體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外，RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

　　可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

　　穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

　　標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能。