探究！RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益明顯，從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。

在一個(gè)注重時(shí)間效率的年代，人們不斷的尋找更好的技術(shù)和方法進(jìn)行檔案管理工作，RFID 技術(shù)應(yīng)勢(shì)而來(lái)。RFID檔案管理系統(tǒng)以RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，將RFID管理標(biāo)簽和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，有效地提高了檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了檔案管理的流程、減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)難點(diǎn)

1.檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

2.檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來(lái)越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。

3.檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

4.檔案盤(pán)點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

RFID技術(shù)解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的難題

Radio Frequency I Dentification技術(shù)，簡(jiǎn)稱RFID,中文為射頻識(shí)別技術(shù)，它是物聯(lián)網(wǎng)最常用的技術(shù)之一，它借助無(wú)線信號(hào)的非接觸式的自動(dòng)傳輸識(shí)別技術(shù)，以其自動(dòng)識(shí)別、移動(dòng)獲取、超越時(shí)空限制等特性和優(yōu)勢(shì)被廣泛運(yùn)用在社會(huì)和人們生活的諸多領(lǐng)域。天線、標(biāo)簽與閱讀器是RFID技術(shù)的三大重要組成部分，分別負(fù)責(zé)傳遞、存儲(chǔ)、讀取和識(shí)別信息。

RFID技術(shù)與傳統(tǒng)的條形碼相比，明顯優(yōu)勢(shì)在于使用壽命長(zhǎng)、安全性能好、信息存儲(chǔ)量大、無(wú)線通信讀取方式先進(jìn)快捷等諸多優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，RFID技術(shù)可以緩解傳統(tǒng)的檔案管理的壓力，使檔案管理員從繁瑣而繁重的工作中解脫出來(lái)，基于RFID檔案智能管理系統(tǒng)，將檔案定位與導(dǎo)航、門禁系統(tǒng)、標(biāo)簽典藏、排架與盤(pán)點(diǎn)平臺(tái)、自助借還檔案以及檔案服務(wù)工作站等系統(tǒng)軟件整合與優(yōu)化，推動(dòng)個(gè)性化的檔案服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)快捷而高效的檔案館業(yè)務(wù)管理模式。

RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能管理的優(yōu)勢(shì)

RFID應(yīng)用圖書(shū)檔案管理中的具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.快速掃描。RFID讀寫(xiě)器可以同時(shí)識(shí)別多個(gè)RFID電子標(biāo)簽，能夠提升管理效率，多標(biāo)簽的識(shí)別意味著可以以更快速、高效的方式批量獲取出入庫(kù)檔案的信息。

2.小體積、形狀多樣化。RFID電子標(biāo)簽適合小型化與多樣形態(tài)，方便嵌入或者附著在檔案上，即不易被破壞，同時(shí)也更安全。

3.可重復(fù)使用。RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)可以動(dòng)態(tài)更新，可回收并多次使用，在檔案管理項(xiàng)目中，電子標(biāo)簽綁定檔案袋，在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實(shí)時(shí)修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實(shí)施成本達(dá)到更高效的管理。

4.高效和智能化。RFID具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性，可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯(cuò)，打造檔案管理的高效和智能化。

總而言之，在新時(shí)期背景下，檔案館融合RFID系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。通過(guò)RFID系統(tǒng)與數(shù)字檔案館的結(jié)合，有利于推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的邁進(jìn)，能全面提升檔案管理質(zhì)量及效率。