中小企業(yè)管理者切莫忽視流程管理

　 IT的出現(xiàn)就是為了促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)更加順暢，長(zhǎng)久以來，IT與業(yè)務(wù)的脫節(jié)成為許多企業(yè)信息化建設(shè)的難題，尤其是在牽扯多個(gè)業(yè)務(wù)部門的流程梳理上更是如此。中小企業(yè)的管理者在日常運(yùn)營(yíng)管理過程中，通常能意識(shí)到流程管理的重要性。由于對(duì)業(yè)務(wù)流程的認(rèn)識(shí)方面的欠缺，很難形成一個(gè)整體而全面的認(rèn)知，最終很難真正對(duì)業(yè)務(wù)流程項(xiàng)目給予重視。做好流程管理應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：

　　做什么事情-What?

　　包括業(yè)務(wù)流程管理的背景說明、業(yè)務(wù)流程管理的范圍和業(yè)務(wù)流程管理的目標(biāo)、識(shí)別和界定的具體業(yè)務(wù)流程，以及將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化與分解后的WBS的描述。項(xiàng)目管理的工作分析結(jié)構(gòu)（WBS），可以依據(jù)流程的總體規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程的分析、業(yè)務(wù)流程的實(shí)施、業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控與改進(jìn)等內(nèi)容來細(xì)化。

　　我們也可以依據(jù)某些具體的業(yè)務(wù)流程來細(xì)分，流程的診斷和分析、流程的撰寫、流程的審閱、流程的執(zhí)行、流程的監(jiān)控與改進(jìn)等進(jìn)行細(xì)分。企業(yè)在業(yè)務(wù)流程項(xiàng)目管理的過程中，依據(jù)實(shí)際情況和自身人員的情況來選擇適合自己的方式和方法。

　　誰來做-Who？

　　業(yè)務(wù)流程管理中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。如周先生組建了以各職能部門經(jīng)理為核心成員的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，由各職能部門經(jīng)理參與和推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的梳理和改進(jìn)。每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員又應(yīng)該做些什么呢？我們必須通過業(yè)務(wù)流程人員職責(zé)矩陣的形式，用正式的文檔明確地說明每一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)。

　　如果對(duì)于組織規(guī)模較大一點(diǎn)的企業(yè)，完全有必要使用正式的項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)任命書文件，并通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的形式進(jìn)行正式公布。這樣不僅從法定的程序面，確保項(xiàng)目經(jīng)理的正式權(quán)利和義務(wù)，另一方面也得到來自項(xiàng)目成員外的支持。

　　什么時(shí)候做-When?

　　業(yè)務(wù)流程項(xiàng)目管理中的時(shí)間管理。案例中只是按業(yè)務(wù)流程的清單來逐步梳理和改進(jìn)流程，沒有明確時(shí)間管理計(jì)劃。周先生帶領(lǐng)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在中小制造企業(yè)中更多的時(shí)候扮演著一個(gè)持續(xù)改進(jìn)小組的角色，他們面對(duì)的情況是同一件事情可能會(huì)調(diào)回來重新討論重新執(zhí)行的現(xiàn)象。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的WBS說明書的邏輯關(guān)系沒有嚴(yán)格的活動(dòng)排序，也很難形成項(xiàng)目的日程安排。

　　而一個(gè)好的日程計(jì)劃表中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)作為里程碑事件，作為項(xiàng)目執(zhí)行過程中的關(guān)鍵管理點(diǎn)。甚至可以通過相關(guān)的項(xiàng)目管理軟件制作成易于理解和掌握的甘特圖來展示時(shí)間矩陣，這樣可以更直觀和科學(xué)地進(jìn)行管理。

　　怎樣做-How？

　　怎么做是業(yè)務(wù)流程管理過程中的執(zhí)行階段。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間和任務(wù)進(jìn)行;在執(zhí)行的過程中，不僅涉及到業(yè)務(wù)流程管理中的基準(zhǔn)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制措施、質(zhì)量管理等若干因素。特別是對(duì)于變更的處理，要做到盡可能控制沒有必要的變更申請(qǐng)。

　　例如，面對(duì)各職能部門提出的變更流程執(zhí)行方式，由原來的手工傳遞文檔轉(zhuǎn)為電腦自動(dòng)化完成，并沒有一個(gè)特定的項(xiàng)目變更管理，或者說是項(xiàng)目控制的行為。項(xiàng)目成員提出了這樣的申請(qǐng)，雖然出發(fā)點(diǎn)是站在公司的利益上來考慮，但并沒有考慮到項(xiàng)目的可達(dá)成性，最終從感情上挫敗了項(xiàng)目成員的積極性。

　　做多少-How Much?

　　在做的過程中，由于受到企業(yè)資源和特定環(huán)境的約束，BPM的團(tuán)隊(duì)成員很難獨(dú)立完成所有的工作。業(yè)務(wù)流程管理過程中可能需要利用企業(yè)的其他相關(guān)資源，包括人力支持、組織績(jī)效考核、項(xiàng)目的預(yù)算，甚至可能需要的外部資源等。

　　作者周清華 系中國(guó)出版集團(tuán)公司信息技術(shù)部主任、第五屆北大CIO班學(xué)員